Blijven werken aan kwaliteit: data benutten in beleidsontwikkeling

Camilla Baeten werkt bij ons Mobiliteitsbureau als kwaliteitsmedewerker. Ze is het klankbord voor de rest van het team en zorgt ervoor dat de processen ieder jaar verbeterd worden. In dit artikel lees je over het belang van data en goede werkprocessen.

In mijn vorige blog schreef ik waarom het zo belangrijk is om te blijven verbeteren. Ik schreef ook over gemiste kansen. In dit artikel maak ik het graag concreter voor je met een kijkje achter de schermen als het gaat om data verzamelen en werkprocessen uitwerken.

Zonder de juiste data kom je nergens

Samen met onze opdrachtgevers verzamelen we data, essentiële informatie waarop beleidskeuzes gemaakt kunnen worden. Data waar onze opdrachtgevers eerder alleen maar van konden dromen, bundelen wij in leesbare factsheets. Hierbij moet je onder andere denken aan:

• Aantal leerlingen dat gebruik maakt van leerlingenvervoer per type onderwijs
• De bestemmingen en gemiddelde reisafstanden, dit is met name interessant voor grote gemeenten
• Naar welke scholen wordt het meest gereisd?
• Met welke toekenningen en speciale indicaties hebben we te maken?

Zoals gezegd bundelen we deze informatie in factsheets die we op twee manieren gebruiken:

1. Benchmarking

Intern leggen we de gegevens van verschillende gemeenten naast elkaar. Dit geeft ons een goed beeld van de onderlinge verschillen en overeenkomsten tussen gelijkwaardige of juist verschillende gemeenten. Door te leren van andere opdrachtgevers en data te vergelijken zijn we een veel betere sparrings- en adviespartner.

2. Extern vergelijken

Voor een gemeente kan een dergelijke factsheet verhelderend zijn en een beter beeld geven van hun actuele  situatie. Dit beeld kan een aanleiding zijn om kritisch te kijken naar de huidige verordening en beleid voor bijvoorbeeld kostenbesparende maatregelen.

Omdat wij beschikken over een uitgebreide benchmark kunnen wij samen met een opdrachtgever kijken naar een passende oplossing of verbetermogelijkheden.

Stel dat we aan de slag gaan voor een gemeente. Ze lopen steeds tegen dezelfde uitdaging als het gaat om leerlingenvervoer. Dan kunnen we die uitdaging vergelijken met een andere gemeente waar we al voor werken. Met de data uit die gemeente kunnen we samen aan een mogelijke oplossing werken.

Beslissingen op basis van data in plaats van onderbuikgevoel

We merken in de praktijk dat casussen steeds complexer worden. Na de decentralisatie van jeugdzorg zijn er binnen het leerlingenvervoer veel eilandjes ontstaan. Iedereen werkt langs elkaar heen en vindt het wiel steeds opnieuw uit. Beslissingen worden vaak genomen op onderbuikgevoel en met de juiste data is dat niet meer nodig.

Door data te verzamelen, te analyseren en te vergelijken met elkaar kunnen gemeenten betere beleidskeuzes maken. En niet alleen voor dagelijks beslissingen, maar ook voor grote aanbestedingen voor de inkoop van het vervoer.

Ieder jaar een stukje beter

Het verzamelen van essentiële  informatie zit ingebakken in onze werkprocessen. Samen met Joanita heb ik een rolverdeling binnen het Mobiliteitsbureau gemaakt. Vervolgens hebben we voor iedere rol de processen bepaald en uitgewerkt. We werken nu ongeveer anderhalf jaar op deze manier en we merken echt de meerwaarde van deze manier van werken. We doen allemaal hetzelfde en als er nieuwe collega’s bijkomen zijn ze snel ingewerkt.

Dat er processen zijn wil overigens niet zeggen dat alles in beton gegoten is. Jaarlijks evalueren we de processen en kijken we waar het beter kan. Tussendoor bespreken we ook verbeterpunten en voeren ze waar mogelijk direct door, dan wachten we echt niet tot de jaarlijkse evaluatie.

Leerlingenvervoer is continu in beweging. Daarom moeten we blijven monitoren en bijsturen. Data is daarom onmisbaar.