De Week van ons Mobiliteitsbureau

Wat doen we bij Forseti zoal in een week? Deze keer kijken we mee met ons Mobiliteitsbureau. Van het eerste kopje koffie tot het wijntje op vrijdagmiddag.

Het mobiliteitsbureau van Forseti is voor vijftien gemeenten het aanspreekpunt op het gebied van leerlingenvervoer. Met zes vrouw sterk regelen wij het vervoer van duizenden leerlingen. 

We werken met een frontoffice dat het eerste aanspreekpunt is voor de aanvrager, consulenten die verantwoordelijk zijn voor het beoordelen van de aanvragen én een kwaliteitsmedewerker die de kwaliteit waarborgt en een klankbord is voor het team.

Maandagochtend, eerst koffie

Om op de hoogte te blijven en elkaar niet uit het oog te verliezen vanuit huis hebben we iedere ochtend een online koffiemomentje met het hele team en naaste collega’s. Een moment om even bij te kletsen en de planning door te nemen.

Erika steekt van wal en vertelt wat er op haar planning staat deze week. Kort bespreken we ieders planning en verdelen de taken. We kijken ook terug. Dit schooljaar zijn we gestart voor de gemeenten Zandvoort, Doesburg en Schagen. Uiteraard moeten we die gemeenten leren kennen en krijgen we te maken met een nieuwe dynamiek. We kijken wat goed loopt en waar we moeten bijsturen.

De taken zijn verdeeld en de lijnen geopend

Om negen uur schakelen we de voicemail uit en zitten Maike en Linda klaar om binnenkomende telefoontjes aan te nemen. Dus alle vragen komen bij ons terecht, en dat is heel divers. Dat kunnen ouders/verzorgers zijn die een aanvraag leerlingenvervoer vergeten zijn in te dienen, of mensen die een vraag hebben over de routes of de aanvraagprocedure. Maar ook afdelingen binnen gemeenten, vervoerders, wijkteams en gezinsbeschermers weten ons te vinden.

Leerlingenvervoer is een taak van de gemeente. Voorheen bestond er een aparte afdeling voor en werd het gezien als een administratieve taak. Daarom wordt leerlingenvervoer steeds meer ondergebracht bij andere interne afdelingen (zoals jeugd/wmo/leerplicht). Maar we merken dat de casussen steeds complexer worden. En dat vraagt om specifieke kennis. Tijdens zo’n aanvraagproces heb je namelijk te maken met ingewikkelde wetgeving en veel betrokken partijen en daar moet je de weg in weten. Bij Forseti behandelen we op dit moment zo’n 1700 aanvragen per jaar, het is voor ons dagelijkse kost.

De week is doormidden

Halverwege de week hebben we een teamoverleg, we evalueren de start van het nieuwe schooljaar. We bespreken niet alleen hoe het vervoer in alle regio’s is gestart, maar nemen ook het aanvraag- en verwerkingsproces onder de loep. We kijken waar voor het schooljaar 2022/2023 verbetering mogelijk is en wat onze rol daarin is. Daarnaast evalueren wij onze werkprocessen en stellen wij deze waar nodig bij. Genoeg te doen nog!

De start van het schooljaar is voor ons een bewogen tijd omdat dan blijkt of alle kinderen op een goede manier vervoerd worden. Vaak komen er dan nog last-minute verzoeken die we zo snel mogelijk moeten oppakken.

In april hebben we ook zo’n jaarlijks piekmoment, dan begint het aanvraagproces voor het volgende schooljaar weer. Hier legt Camilla uit wat je geregeld moet hebben voor de zomervakantie op het gebied van leerlingenvervoer. 

Alle aanvragen moeten elk jaar opnieuw worden ingediend. We proberen alle betrokken partijen hieraan te herinneren en krijgen vragen van vervoerders, ouders/verzorgers, instellingen. Maar we geven ook advies over de rol van scholen in het leerlingenvervoer.

Rapporteren, afsluiten en borrelen

Tussen alle telefoontjes en mails door werken we aan de factsheets. Samen met onze opdrachtgevers verzamelen we data, essentiële informatie waarop beleidskeuzes gemaakt kunnen worden. Die data bundelen wij in leesbare factsheets. Denk bijvoorbeeld aan het aantal leerlingen met een voorziening leerlingenvervoer per type onderwijs. Of bestemmingen en gemiddelde reisafstanden. 

We hebben de afspraak dat er aan het eind van de week geen aanvragen open staan en alle mails verwerkt zijn. Enerzijds om iedereen zo snel en professioneel mogelijk van dienst te zijn, anderzijds omdat we dan met een gerust hart het weekend in kunnen. Tijd voor de vrijdagmiddagborrel!