Wij geloven in benchmarks. En dit is waarom

We verzamelen veel data voor onze opdrachtgevers. Met deze data krijgen we inzicht in mogelijke optimalisaties binnen vervoerscontracten. Renske Gerritsen, medewerker Onderzoek en Contractbeheer, vertelt in dit artikel over benchmarks. Ze vertelt over de data die ook gebruikt kan worden om opdrachtgevers met elkaar te vergelijken en op basis daarvan te verbeteren.

Eerder schreven we al over het belang van data. Zoals bij zorginstelling De Waerden, waar data de basis was voor goede gesprekken en optimalisaties. Door live inzicht in eigen data kan er direct gestuurd worden en is er intern inzicht om processen rondom het vervoer waar nodig aan te passen.

Onlangs gingen we een stapje verder door de data van verschillende zorginstellingen met elkaar te vergelijken in een benchmark. Door de verhouding van verschillende indicatoren te onderzoeken ontstonden er nieuwe inzichten voor mogelijke optimalisaties. Aan het einde van dit artikel staan we stil bij de resultaten van deze benchmark. Maar laten we eerst eens kijken wat een benchmark is.

Wat is een benchmark?

Een benchmark is een vergelijking tussen vergelijkbare partijen. We kijken dan hoe bepaalde indicatoren zich tot elkaar verhouden. Benchmarking is een manier voor organisaties om van elkaar te leren, verantwoording af te leggen en toezicht te vergemakkelijken. In ons geval vergeleken we zorginstellingen die gebruik maken van cliëntenvervoer.

Wat kun je met een benchmark?

Benchmarking begint met het bepalen van het doel. Daarna bepaal je welke indicatoren bijdragen aan het behalen van dat doel. En die vergelijk je vervolgens met elkaar.

Zo kan het doel bijvoorbeeld zijn om de kosten te besparen. We kunnen er dan voor kiezen om de kosten per beladen minuut te vergelijken. Als we zien dat de kosten hoger liggen dan gemiddeld, dan kunnen we daar verdiepend onderzoek naar doen om vervolgens te kijken naar de stuurmogelijkheden.

Welke indicatoren worden meegenomen in een benchmark?

Afhankelijk van het doel van de benchmark kiezen we dus een aantal indicatoren om te vergelijken. Hieronder een aantal van de belangrijkste indicatoren die we in de praktijk veel met elkaar vergelijken.

Om inzicht te krijgen in de gemaakte kosten vergelijken we vaak deze indicatoren:

• De kosten per beladen minuut of uur;
• Het uurtarief;
• De gemiddelde kosten per cliënt.

Vervolgens maken we een verdiepingsslag en zoomen in op de oorzaken van de kosten. We kijken dan bijvoorbeeld naar:

• Het gemiddeld aantal cliënten per rit (bezettingsgraad);
• De gemiddelde ritduur;
• De indicaties, rolstoelvervoer en individueel vervoer zijn bijvoorbeeld duurder dan andere vormen van vervoer;
• De gemiddelde afstand tussen cliënt en zorginstelling;
• De dekkingsgraad van cliënten per locatie;
• De overlap in locaties van de zorgaanbieder.

Succes door benchmarken

Onlangs vergeleken we een aantal opdrachtgevers met elkaar. Daaruit bleek dat er één opvallend meer kosten maakte voor het organiseren van het cliëntenvervoer dan de anderen. En dat voor vergelijkbare diensten. Naar aanleiding van deze inzichten heeft deze opdrachtgever besloten een inkoopprocedure te starten waarbij meerdere vervoerders in de regio een offerte in konden dienen. Het is hierbij gegaan om de beste prijs-kwaliteit verhouding. Deze kostenoptimalisatie was zonder benchmarking waarschijnlijk niet aan het licht gekomen.

Meer weten?

Meer weten over benchmarking of over de mogelijke voordelen voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op, dan kijken we graag samen naar de mogelijkheden.