Van statisch naar dynamisch contractbeheer bij zorginstelling De Waerden

Waarschijnlijk krijg je nu periodiek een rapportage aangeleverd van de uitvoering van de vervoerder. Een rapportage die lastig te interpreteren is en waar je moeilijk op kunt sturen. Je vraagt je af of je wel het juiste doet.

Door de inzet van dynamisch contractbeheer is het vervoersproces gesloten en is er op elk moment grip op de praktijk en de financiën. Bij zorginstelling De Waerden implementeerden we dit proces en weten zij nu precies waar het beter kan.

De Waerden ondersteunt kinderen, volwassenen, ouderen en gezinnen waarvan één of beide ouders een verstandelijke beperking heeft. Daarnaast bieden ze ondersteuning aan mensen met andere beperkingen, zoals kinderen met een stoornis in het autistisch spectrum en mensen bij wie een dubbele diagnose is vastgesteld. Hun cliënten moeten dagelijks vervoerd worden naar verschillende locaties en aan dat vervoer moest het een en ander verbeterd worden.

Het begint met inzicht

De Waerden was niet tevreden met het huidige vervoer, maar had geen idee waar te beginnen. Waar zitten de knelpunten? En waar kan het beter? Wat moet er beter bij de vervoerder? En wat kunnen ze zelf intern optimaliseren? Dit waren een paar van de vragen waar ze mee worstelden.

Om inzicht te krijgen op deze vragen deden we een scan om meer inzicht te krijgen. Maar al snel merkten we dat het lastig was om op alle vragen antwoord te geven. Het ontbrak De Waerden simpelweg aan de juiste data. Op dat moment ontstond de wens om baas over eigen data te worden.

Ons advies was daarom ook om eerst intern inzicht te krijgen in de juiste data. In zes maanden tijd hebben we, samen met Efco Solutions, alle benodigde data verzameld en geïmplementeerd in Smartwheels om de juiste inzichten boven tafel te krijgen.

Van decentraal naar centraal

In de praktijk zien we vaak dat vervoerders periodiek rapporteren en de data zelf verwerkt hebben. Zo ook bij De Waerden. Daarom hadden ze niet de beschikking over de ruwe data om daar vervolgens analyses op los te laten.

Nu de datastromen van de vervoerders op een centrale plek binnenkomen kan iedereen zijn eigen analyses uitvoeren en patronen ontdekken om het vervoer te optimaliseren.

En niet alleen de datastromen zijn gecentraliseerd. In de oude situatie kwamen de vervoersaanvragen en klachten bij de verschillende locaties binnen. Ook deze zijn gecentraliseerd en kunnen van daaruit doorgestuurd worden naar de vervoerder of naar de desbetreffende locatie.

Bewust van eigen positie

Door De Waerden controle te geven over de data ontstaat er meer bewustzijn van haar eigen positie. Nu hebben ze bijvoorbeeld de juiste gegevens om facturen van de vervoerder te kunnen controleren. Voorheen was dat echt niet te doen.

En doordat het contractbeheer nu dynamisch is in plaats van statisch in de vorm van rapportages kan De Waerden ook beter dagelijks sturen op zowel beleid als op structuur.

Van statisch naar dynamisch contractbeheer

Met dynamisch contractbeheer komen alle datastromen van het uitgevoerde vervoer en alle mutaties dagelijks binnen bij een applicatie van Efco Solutions, genaamd Smartwheels.

Simpel gezegd combineert deze applicatie alle datastromen en stuurt deze vervolgens naar Power BI.

Die laatste koppeling zorgt ervoor dat De Waerden nu werkt met een live dashboard. Ze kunnen dus op ieder moment van de dag kijken hoeveel voertuigen er rijden, hoeveel routes te laat zijn uitgevoerd en hoeveel er daarvan gemeld zijn. Ook kunnen ze zien hoeveel cliënten er per dag en per dagdeel vervoerd worden en hoelang ze in het voertuig zitten. Dit kan vervolgens gematcht worden met de binnenkomende klachten voor een totaalbeeld.

Voorheen kregen ze deze data pas weken later en is het onmogelijk om er zowel intern als extern op te sturen.

De basis voor goede gesprekken

Door baas te zijn van eigen data is er een basis voor goede gesprekken. Door live inzicht kunnen we direct sturen en geeft dit intern ook inzicht om processen rond het vervoer waar mogelijk aan te passen. Twee praktijkvoorbeelden van optimalisaties:

Door actieve sturing kunnen het aantal loosritten worden verminderd. Bij andere opdrachtgevers konden we deze ritten zelfs met 90% verminderen. Dit bespaart kosten en is ook groener. Bij De Waerden zitten we nu vol in de optimalisatie.
Door slim te kijken naar de route die een vervoerder reed konden we wel tien minuten besparen op een rit. Dat lijkt niet veel, maar reken het eens door voor een jaar als deze route dagelijks gereden moet worden.

Ieder kwartaal kijken wij samen met onze opdrachtgever naar de data. Samen kijken we of we nog het juiste doen of dat we ergens dingen slimmer kunnen doen.