Radertjes in Doelgroepenvervoer | Contractmanagement en data

Doelgroepenvervoer is een geheel van veel radertjes. De meest zichtbare zijn de reiziger en de chauffeur, maar aan de achterkant zijn er nog veel meer. Als je wilt dat het geheel soepel draait, moeten alle onderdelen goed in elkaar grijpen. Van aanbesteden tot aanvragen in behandeling nemen. Van data-analyse tot contractmanagement.

In een serie blogs gaan we in op de samenhang tussen al die afzonderlijke radertjes. Deze keer zoomen we in op Contractmanagement en Data & Onderzoek met Renske en Ronald. 

“Voor de opdrachtgevers waar we contractmanagement voor doen, maken we standaard dashboards waarin we alle data verzamelen,” legt Renske Gerritsen uit. Als Medewerker onderzoek en contractmanagement is zij degene die de dashboards vult, controleert en interpreteert. 

“Daarin komen zaken terug als de inhoud van de factuur, het aantal leerlingen, het aantal ritten, de ritlengte en het aantal indicaties voor bijvoorbeeld rolstoelvervoer of individueel vervoer. Dit helpt de contractmanagers om de factuur te toetsen en te zien welke dingen we beleidsmatig slimmer kunnen aanpakken.” 

Steeds meer data

“Met de inzet van SmartWheels, onze registratie- en communicatietool waarin alle leerlinggegevens en mutaties vastliggen, beschikken we over steeds meer data. Met een realtime data-koppeling tussen SmartWheels en het systeem van de vervoerder kunnen we live de uitvoering volgen. De uitvoeringsdata gebruiken we in onze controles, dashboards en beleidsadviezen. Op deze manier maken we de cirkel van aanmelding tot uitvoering compleet.”

“We hebben de praktische en uitvoerende kennis om de beschikbare data te interpreteren,” zegt Contractmanager Ronald Derks. “Soms blijkt uit de data in het dashboard dat er iets niet klopt.”

“We zien bijvoorbeeld dat er relatief veel ritten met een rolstoelbus worden gereden in het leerlingenvervoer. Terwijl we weten dat er weinig kinderen in het leerlingenvervoer in een rolstoel worden vervoerd. Dan is dat reden om het verder uit te zoeken. Zeker ook omdat we daar afspraken over hebben gemaakt: er mag alleen een rolstoelbus ingezet worden als er daadwerkelijk een rolstoelgebruiker in de rit heeft gezeten. Dit soort verdiepende analyses vinden altijd hun oorsprong in factuurcontrole.” 

Uiteenlopende vragen

Daarnaast komen er steeds meer aanverwante thema’s in ons werk aan bod waarvoor we de diepte zoeken in data. Iedereen binnen Forseti heeft onderwerpen en vragen die ze graag willen onderbouwen met data. Renske krijgt de meest uiteenlopende vragen: “Zo waren we laatst betrokken bij een onderzoek naar zero emissie in het doelgroepenvervoer. Daarnaast kijken we op basis van ritdata of het vervoer op de een of andere manier efficiënter kan.”

Data geeft richting

Ronald: “We kunnen tegenwoordig gerichter naar oplossingen zoeken. Eerder werden er regelmatig generieke maatregelen genomen waar het grootste deel van de reizigers last van had en slechts een klein deel van profiteerde. Het was als schieten met hagel. Zo werd er bij problemen in het verleden vooral gestuurd op het verhogen van de capaciteit. Terwijl misschien een zelfredzaamheidstraject een betere oplossing was. 

Probleem was dat die generieke maatregelen werden opgezet voor het overgrote deel van de doelgroep. Terwijl het eigenlijk maar voor 20% een goede oplossing is. Tegenwoordig kunnen we die 20% vooraf al aanwijzen waardoor het traject veel kansrijker is. Data geeft richting.

Door dat gerichte zoeken tref je alleen het deel van de doelgroep waarvoor de aanpassing zinvol is. Grote aanpassingen wil je niet van een heleboel mensen vragen.”

Wat levert het opdrachtgevers op?

Net als bij veel organisaties wordt het binnen Forseti steeds meer gemeengoed om een vraagstuk te benaderen vanuit data. Ook de collega’s van Outsourcing & Detachering gebruiken data, zoals Camilla al eens vertelde. 

Het gebruik van data levert duidelijkheid op, legt Ronald uit: “Onze opdrachtgevers zien ook de voordelen. Op basis van data kunnen we veel gerichter zeggen wat de impact zal zijn van een bepaalde maatregel. Hoe groot is het effect op de doelgroep of op het eigen beleid? Moet je iets groots veranderen of kun je het klein houden omdat je focust? 

Doordat we vooraf beter zicht hebben op de gevolgen van de te nemen maatregelen is er minder onzekerheid over uitkomst en onrust die het kan veroorzaken.