Dynamisch contractbeheer: dit levert het op in euro's

In afspraken tussen opdrachtgevers en vervoerder zitten vaak onduidelijkheden. Regels zijn op meerdere manieren te interpreteren. Door die regels duidelijker te stellen, voorkom je dat er onnodige kosten gemaakt worden. Maar eerst moet je weten waar de pijnpunten zitten. En die krijg je boven water door inzicht in data.

Carlo geeft vijf voorbeelden van zaken waarop je kunt besparen met dynamisch contractbeheer. En hij laat zien wat het aan besparing oplevert.

Dynamisch contractbeheer draait om keuzes maken op basis van live data. De opdrachtgever is baas van de eigen data en niet langer afhankelijk van wat de vervoerder aanlevert. Hierdoor kan de opdrachtgever dagelijks de uitvraag van het vervoer naast de werkelijke uitvoering van het vervoer leggen. Afwijkingen worden nu direct vastgesteld en niet achteraf op basis van de factuur van de vervoerder

Dit live inzicht levert voordelen op voor kwaliteitsverbeteringen en mogelijkheden tot besparen.

Ik zet er vijf op een rij.

1. Controle op 5 dagen regeling

   Wanneer een reiziger is afgemeld voor vervoer mag de vervoerder soms (op basis van contractafspraken) nog vijf dagen doorbelasten aan de opdrachtgever. Doordat we inzicht hebben in de vervoersdata, zien we dat soms tot wel tien dagen doorbelast wordt.

   Veelal gebeurt dit onbewust, bijvoorbeeld door een fout in de automatisering.

   Door controle op de 5 dagenregeling hebben we vorig jaar, bij een aantal van onze opdrachtgevers, in totaal €75.000 aan te veel gefactureerde kosten opgespoord.

2. Controle op combinatieritten

   Als het voor een vervoerder gemakkelijker is om bepaalde ritten van verschillende opdrachtgevers te combineren, dan is daar soms ruimte voor in het contract. Opdrachtgevers stellen daar dan wel iets tegenover, bijvoorbeeld een korting voor die gecombineerde ritten.

   Uit onze controles blijkt dat vervoerders wel combineren, maar die korting niet altijd doorberekenen. Doordat de gecombineerde ritten niet zichtbaar zijn op de factuur, weet de opdrachtgever van niets.

   In de data van de boordcomputer taxi (BCT) zien we dat vervoerders soms meer combineren dan ze laten weten. Hiermee hebben we in 2021 zo’n € 20.000 bespaard.

   Die BCT-data levert een vervoerder niet standaard aan bij de opdrachtgever. Vaak staat wel in het programma van eisen dat die gegevens op te vragen zijn.

3. Niet juist toepassen van rolstoeltoeslag

   De opstapvergoeding is voor een rolstoelgebruiker hoger dan voor een reguliere reiziger, gemiddeld scheelt het ongeveer €8. Dat verschil komt doordat een rolstoelbus duurder is in gebruik.

   Vervoerders berekenen de toeslag meestal op basis van de inzet van het voertuig. Maar als de toeslag contractueel alleen berekend mag worden op basis van indicatie, kan dat grote financiële gevolgen hebben.
   Daarom controleren we dit. Want als er een reguliere reiziger vervoerd wordt in de rolstoelbus, geldt ook de reguliere opstapvergoeding.

   Door deze controle besparen we maandelijks bij enkele opdrachtgevers €2.000 tot €4.000.

4. Voor wie is de planning efficiënt?

   Opdrachtgevers vragen efficiënt vervoer van een vervoerder. De vraag is of de planning efficiënt is voor de opdrachtgever of voor de vervoerder. Die laatste heeft namelijk meer opdrachten waarmee werk gecombineerd wordt.

   Een voorbeeld:
   Vier rolstoelers moeten naar dezelfde locatie, dat kan met twee bussen. De vervoerder heeft daarna nog ander werk waarbij zes rolstoele vervoerd moeten worden. Hij verdeelt de eerste vier over drie bussen zodat een taxi niet leeg hoeft te rijden. Maar de opdrachtgever betaalt wel voor die extra taxi.

   Dit soort situaties komen we op het spoor door zelf ook een planning te maken. De punten waar onze planning niet synchroon loopt met die van de vervoerder, kijken we na.

   De planners bij vervoerders weten vaak niet precies wat er in contracten staat. Ze krijgen de opdracht efficiënt te plannen en doen dat inderdaad ook naar eigen inzicht. Maar zoals je kunt begrijpen kijken ze vaak wat het efficiëntst is voor de vervoerder en weten ze niet dat ze klanten daarmee soms financieel benadelen.

   Elke extra route kost een opdrachtgever al snel €15.000 per jaar. Het gaat dus om flinke bedragen.

5. Systeemfouten na afmelding

   Alle vervoerders werken met een app of website waarin ouders en/of verzorgers hun kind of cliënt kunnen afmelden.

   We zien dat vervoerders hun eigen data ook niet 100% kunnen controleren en dat er dus systeemfouten ontstaan. Hierdoor ontstaan onbewust afwijkingen in de facturatie.

   Zo komt het wel eens voor dat het systeem die reiziger na betermelding op een andere plek in de route terugzet. Dat levert een langere route op, de reiziger heeft daar geen last van want de chauffeur denkt zelf na en rijdt de snelste route. Maar het komt wel fout op de factuur te staan.

   Wij maken visueel duidelijk hoeveel het scheelt als je een andere postcodevolgorde aanhoudt. Dat scheelt misschien tien minuten in de ochtend en tien in de avond, maar op jaarbasis is dat toch al gauw een paar duizend euro.

   
   Voorbeeld: Een geoptimaliseerde route scheelt 7 minuten, dat is 14 minuten per dag. Bij 200 dagen vervoer komt dat op 2.800 minuten. Uitgaande van een uurtarief van €50 beladen is het verschil per jaar ruim 2.300,-

   Een belangrijke oorzaak voor dit soort onjuistheden is dat het onduidelijk in het contract staat.
   Dan is er nog steeds geen man overboord. Je kunt het als opdrachtgever prima bespreekbaar maken en, mits het contract dit toestaat, aanvullende afspraken maken. Of hier tijdens een nieuwe inkoopronde extra alert op zijn.

Wij gaan namens onze opdrachtgevers vaak dit soort gesprekken aan met vervoerders en kijken hoe we het kunnen oplossen in de komende maanden. We zijn geen schoolmeester, ook wij kennen de uitdagingen waar vervoerders tegen aanlopen. Van hoge brandstofprijzen tot chauffeurstekorten.