Kosten besparen in zorgvervoer doe je zo

Op welke manieren kunnen zorginstellingen besparen op vervoer? Door alle bezuinigingen in de zorg is dit een vraag die we vaak krijgen. Dat kan op verschillende manieren. Sommige vragen een grote investering, maar er zijn ook een aantal quick wins. 

Carlo Bot zet er vijf op een rij.

Bij veel zorginstellingen is er slecht overzicht op de totale vervoerskosten. Vaak is er geen gedetailleerd overzicht met uitsplitsingen per locatie. Dat is ook jaren niet nodig geweest, maar met de bezuinigingen van de afgelopen tijd is de noodzaak er wel. Bewustwording en inzage hebben in de verschillende kostenplaatsen is hierbij essentieel.

Daarnaast regelen diverse locaties en zelfsturende teams het vervoer zelf, terwijl dat naar mijn idee echt vanuit de organisatie geregeld moet worden. Want als het allemaal los van elkaar gebeurt, kun je ook geen rekening houden met elkaar.

Het is nu vaak een taak die zorgverleners erbij doen – ook weer gedwongen door bezuinigingen. Je kunt van een drukke zorgverlener niet verwachten dat ze ook nog eens het vervoer van cliënten tot in de puntjes regelen en controleren.

Er zijn een paar punten waarmee kosten bespaard kunnen worden. Allereerst bespreek ik de grondige aanpak, verderop in het artikel noem ik vijf quick wins.

Breng de vervoersstromen in kaart

Bij veel zorginstellingen regelt elke locatie zelf het vervoer, waardoor het overzicht ontbreekt. En zonder overzicht, kun je ook niet zien waar eventueel bespaard kan worden.

Op welke momenten van de dag rijden de meeste bussen? Waar rijden ze naar toe? Als je antwoord hebt op deze vragen kun je ook zien welke ritten afwijkend zijn – want dat zijn vaak de dure ritten.

Als er bijvoorbeeld iemand na drie uur terug naar de zorginstelling moet, omdat zes uur dagbesteding te lang is voor die persoon, dan rijdt daar een bus extra voor. Als je weet dat dat gepaard gaat met hoge kosten, kun je ook kijken naar andere oplossingen.

Worden de begeleiders thuis opgehaald of kun je die beter vragen om tegelijk met de eerste cliënt in te stappen? Dat scheelt extra kilometers.

Dat in kaart brengen van de vervoersstromen begint al bij de aanvraag. Als die allemaal op een centrale plek binnenkomen, kun je beter overzicht houden. Elke aanvraag kan kritisch bekeken worden om de alternatieven in kaart te brengen. Want misschien kan de cliënt ook wel naar een zwembad dat dichterbij de instelling ligt.

Zorg dat je inzicht hebt in je eigen data

Vervoerscontracten zijn vaak al lang geleden opgesteld. De samenwerking verloopt al jaren prima, de zorginstelling vertrouwt de vervoerder inmiddels volledig. De vervoerder heeft niet alleen dat vertrouwen, maar beschikt ook over alle gegevens.

Met vertrouwen is helemaal niets mis. Het is alleen maar heel prettig samenwerken. Maar dat betekent niet dat er geen controle hoeft te zijn op het contract. Want die controle ontbreekt vaak.

Pas als instellingen die controle hebben, kunnen ze goed bekijken waar er bespaard kan worden. Als een zorginstelling of de diverse deellocaties zelf bewust zijn waar ze invloed op de kosten kunnen hebben is dat al een hele sprong vooruit. Instellingen hebben soms vijfhonderd cliënten die vervoerd moeten worden. Dan is het wel goed om te weten waar al die cliënten naar toe gaan en hoe lang die ritten zijn. En daarvoor moet je inzicht hebben in de vervoersdata.

Die data geven niet alleen de mogelijkheid om facturen te controleren, het maakt ook duidelijk op welke tijdstippen er bijvoorbeeld veel vervoer nodig is. Als je dat weet, kun je anders plannen. Want misschien hoeven niet alle cliënten op maandag naar de dagbesteding, maar is het ook mogelijk om een deel op woensdag te laten gaan wanneer er meer bussen beschikbaar zijn.

Veel instellingen weten niet eens dat ze zelf invloed kunnen uitoefenen hierop.

5 manieren voor snel resultaat

Bovenstaande oplossingen vragen om een flinke investering. Maar er zijn ook manieren om sneller resultaat te boeken.

1. Duur vervoer
   Zo is het gebruik van rolstoelbussen duurder dan gewone bussen. Dus het is goed om daar scherp naar te kijken, want rolstoelbussen worden ook wel ingezet om andere passagiers te vervoeren. Als je weet waar dat onnodig gebeurt, kun je samen met de vervoerder kijken naar andere oplossingen
2. Dure ritten
   Bekijk eens kritisch in welke routes je kunt snijden. Elke route kost minimaal €15.000 per jaar. Het kan flink wat geld besparen als je één route kunt laten vervallen door mensen naar een dagbesteding dichterbij huis te brengen of op andere dagen naar de dagbesteding te brengen. Ga na wat de verre ritten zijn. Zijn er mogelijkheden om die te verkorten? Ook tussenritten zijn relatief duur. Tussenritten zijn ritten die buiten de piektijden gereden worden en waar vaak maar een of twee personen vervoerd hoeven te worden. Ook hier kunnen vrijwilligers een goede aanvulling zijn.
3. Inzet van vrijwilligers
   Op welke routes kan er gebruik worden gemaakt van vervoer door vrijwilligers? Vervoer door vrijwilligers kan geen alternatief zijn voor doelgroepenvervoer, maar wel een aanvulling. Korte afstanden of routes waar cliënten meerdere malen per dag op en neer gereden moeten worden (pendeldiensten) zijn heel geschikt voor vrijwilligersvervoer. Voor vervoerders zijn dit vaak ook de ritten die relatief weinig opleveren, terwijl ze wel veel handeling vragen.
4. Spreiding
   Bekijk eens of ritten meer gespreid kunnen worden over de dag. Moeten alle cliënten echt om 9.00 uur bij de dagbesteding zijn? Misschien zijn er afspraken te maken om bepaalde groepen wat later te laten beginnen.
5. Wachttijden verkorten
   Hetzelfde geldt voor de ophaaltijden. De tijd dat chauffeurs staan te wachten, moet ook betaald worden. En wanneer een chauffeur lang staat te wachten bij een locatie omdat er nog twaalf andere bussen staan om cliënten op te pikken. Kan dat misschien wel anders. Dan kan het helpen om te kijken of er spreiding in ophaaltijden mogelijk is. Daarvoor moeten uiteraard afspraken gemaakt worden met de locaties. Een quickscan van de aan- en afrijden per locatie kan al een beginpunt zijn om hier duidelijkheid over te krijgen.

Al met al denk ik dat instellingen veel meer zelf de regie kunnen nemen in het regelen van en besparen op vervoer. Daarvoor is wel inzicht nodig, vaak maakt dat inzicht in de data het gesprek al los.

Ook merk ik dat instellingen in de coronaperiode op andere manieren zijn gaan denken. Zo zien we dat er op sommige locaties dagbesteding wordt aangeboden, zodat cliënten hier de deur niet meer voor uit hoeven. Het is mooi om te zien dat iedereen aan het denken is gezet en op zoek gaat naar creatieve oplossingen. Wie weet is een deel van het vervoer misschien straks helemaal niet meer nodig.