... met de balans in belofte en realisatie van prijs en kwaliteit in contractvervoer?

In de rubriek Hoe zit het eigenlijk? behandelen we vragen die spelen in onze branche. Die vragen beslaan uiteenlopende onderwerpen; van taxikilometers tot buschauffeurs. Deze keer aandacht voor prijs en kwaliteit in contractvervoer.

In dit artikel vragen we adviseur contractbeheer Carlo Bot hoe het eigenlijk zit met de balans in belofte en realisatie van prijs en kwaliteit in contractvervoer? Eerder werkte Carlo aan de kant van de vervoerder. Hieronder zijn visie op het spanningsveld tussen opdrachtgever en vervoerder.

Mercedes of Trabant?

Stel je eens voor: je gaat naar een autodealer en bestelt daar een mooie Mercedes. Alles erop en eraan. Je betaalt daar €80.000 voor en als je twee maanden later terugkomt om de auto op te halen rijd je in een Trabant weg.

De dealer heeft zonder overleg besloten dat die Trabant voldoende is voor jou. Jij rijdt voornamelijk binnen de bebouwde kom en dan is deze auto meer dan geschikt om jou van A naar B te brengen.

En al die extra opties die je gekozen had voor jouw Mercedes dan? En waar je voor betaald hebt? Daar hebben we het niet meer over.

Het zal je maar overkomen… Bizar verhaal toch? Wat hierboven misgaat en wat de vergelijking is met de wereld van taxivervoer? Daar gaat de rest van dit artikel over.

Het spanningsveld

Lang verhaal kort. Een opdrachtgever schrijft een aanbesteding uit. Een vervoerder weet dat hij scherp moet inschrijven om de concurrent voor te blijven. En als hem vervolgens de opdracht gegund wordt, dan gokt hij erop dat hij niet alles hoeft te doen wat er van hem gevraagd wordt. Dat hij wegkomt met een Trabant, terwijl er een Mercedes gevraagd wordt.

Dit is een continu spanningsveld tussen opdrachtgevers en vervoerders. Dit zegt aan de ene kant iets over de ‘betrouwbaarheid’ van de gestelde eisen vanuit de opdrachtgever. Maar aan de andere kant ook iets over de ‘betrouwbaarheid’ van de vervoerder die inschrijft.

En dit geldt niet alleen in de fase van de aanbesteding, maar juist ook daarna bij de implementatie en uitvoering van het contract. Waar het opdrachtgeverschap niet is vertaald naar professioneel contractmanagement kan de Trabant tevoorschijn komen en weet de vervoerder zijn marge op orde te houden.
We zien dit helaas nog steeds gebeuren, wat dus het inschrijfgedrag van vervoerders bij de aanbesteding verklaart en misschien zelfs wel begrijpelijk maakt. In feite heeft de vervoerder zijn twijfels bij de betrouwbaarheid van de gestelde eisen in de aanbesteding. En vaak terecht ook.

Maar als de vervoerder te maken krijgt met een opdrachtgever die zijn contract serieus implementeert en dus zijn gevraagde Mercedes daadwerkelijk wil hebben, dan gaat het pijn doen en is de prijs niet passend.

Beginnen bij de aanbesteding

Het is dus te makkelijk om direct te wijzen naar de vervoerder die zijn beloften niet nakomt. Daarom kijken we eerst naar de aanbesteding. Want als je een aanbesteding doet, wat wil jij dan? Wat heb je echt nodig?

Wil je heel veel en wil je dat ook echt uitgenut hebben, dan moet je rekening houden met een hoge prijs. Je moet dan niet alleen werken met een bovengrens, jouw budget. Maar ook met een ondergrens, is de prijs wel realistisch?

Het is aan de opdrachtgever om realistisch te blijven en de vraag te matchen met een realistisch budget. Aan de andere kant is het aan de vervoerder om de klantbehoefte centraal te zetten, door er achter te komen wat nou echt nodig is.

Meer focus op het voortraject

De opdrachtgever moeten in het voortraject serieus aandacht besteden aan de ‘betrouwbaarheid’ van haar eisenpakket. Daarin moet continu de vraag terugkomen of men daar dan ook de middelen voor (over) heeft.

In vervoersland gaat het dan niet alleen om voertuig- en chauffeurseisen, maar juist ook over de soms ‘exotische’ reisvoorwaarden die gesteld worden. Juist daarin is de impact op de kostprijs van het vervoer enorm.

Toenemende bijzondere indicaties van reizigers die de efficiëntie van de ritplanning beperken vertalen zich direct door naar een kostenstijging. Daarnaast zorgen ze voor een druk op het aantal voertuigen en de beschikbare chauffeurs.

Naar professioneel opdrachtgeverschap

Het spanningsveld tussen opdrachtgever en vervoerder is een zoektocht naar balans tussen het eisenpakket en de invulling daarvan. Na de focus in het voortraject moet aan de andere kant van de weegschaal gestuurd worden op professioneel opdrachtgeverschap.

Professioneel opdrachtgeverschap betekent sturen op wat er geëist en wat er beloofd wordt. Maar het betekent ook om met elkaar te blijven praten over wat nodig is, wat haalbaar is en waar verbeterd kan worden.

En als die balans gevonden is, dan is het genieten. Genieten van die heerlijke Mercedes waar we zo naar uitkeken.