Samen sterk in leerlingenvervoer - de kracht van outsourcing

Forseti staat voor kwaliteit in leerlingenvervoer. Omdat we deze kwaliteit willen bewaken en zo mogelijk verbeteren, hielden we eind 2023 een tussenevaluatie onder al onze opdrachtgevers. De gemiddelde score van 8,7 toont de effectiviteit van onze manier van werken aan.

De terugkoppeling van de gemeenten is voor ons zeer waardevol en motiveert ons om op de ingeslagen weg door te gaan. De feedback geeft ons bovendien waardevolle inzichten om onze dienstverlening te perfectioneren. Om een beeld te geven van hun werkwijze, vertellen Nynke Zwierstra van de gemeente Leiden en Natasja Govers van Forseti over hun samenwerking. Forseti verzorgt sinds mei 2023 de uitvoering van het leerlingenvervoer voor de gemeente Leiden.

Wie is wie?

Nynke Zwierstra is beleidsmedewerker bij de gemeente Leiden en verantwoordelijk voor de beleidskeuzes en -kaders van het leerlingenvervoer binnen de gemeente. Natasja Govers is kwaliteitsmedewerker van Forseti. Ze is het eerste aanspreekpunt voor de opdrachtgever als het gaat om beleids- en kwaliteitsvragen en is verantwoordelijk voor de processen van de uitvoering van het leerlingenvervoer.

Natasja: “Ik zorg ervoor dat de contacten zo prettig mogelijk verlopen, goede samenwerking begint voor mij met goede communicatie. Ik kijk naar processen en hoe we deze kunnen optimaliseren. Dat gaat vanaf het moment van aanvragen door de ouders of verzorgers tot aan de besluitvorming.“

Nynke antwoordt: “Regelmatig overtreft Forseti de verwachtingen en doen ze meer dan afgesproken. Soms mis ik het wel om betrokken te zijn bij casuïstiek, dat gebeurt nu alleen nog in uitzonderlijke situaties omdat Forseti alle kennis en kunde in huis heeft. Zij neemt ons dus veel werk uit handen.”

Kaders en regelgevingen

De aanvragen voor leerlingenvervoer komen rechtstreeks binnen bij Forseti en worden daar beoordeeld volgens het beleid van de gemeente Leiden. “We hebben onze verordening gebaseerd op de richtlijnen van de VNG, daarnaast heeft de gemeente Leiden heel duidelijke beleidsregels betreffende het leerlingenvervoer,” zegt Nynke. “Volgens mij is dat prettig werken.”

Natasja is het daar mee eens. “Dat klopt. Het is heel prettig om binnen heldere, duidelijke kaders te kunnen werken. Wanneer een aanvraag bij ons binnenkomt, weten we precies hoe we moeten beoordelen of er aanspraak gemaakt kan worden op leerlingenvervoer.” Als dit zo is, dan zoekt Forseti naar de meest geschikte vorm van vervoer.

Waarom koos de gemeente Leiden voor outsourcing?

“Vroeger hadden we één collega bij de gemeente die alles omtrent het leerlingenvervoer voor haar rekening nam, maar deze collega viel uit.”, zegt Nynke. “Forseti heeft op dat moment snel kunnen handelen en een ervaren consulent bij ons gedetacheerd. Daarnaast controleert Forseti de facturen van de vervoerder.”

Later koos de gemeente voor het outsourcen van het leerlingenvervoer via Forseti als permanente oplossing. “Forseti is een bekwame en gespecialiseerde partij die de hele uitvoering van het leerlingenvervoer voor haar rekening neemt, niet slechts een klein gedeelte”, zegt Nynke. “Het was gauw beslist.”

Het succes van de samenwerking

“Ik vind de samenwerking erg prettig”, zegt Nynke. “Natasja is heel professioneel en de communicatie is prima.” Natasja vult aan: “Het is heel belangrijk om korte communicatielijnen te hebben. En ik denk dat het fijn is dat we jullie op het gebied van leerlingenvervoer helemaal ontzorgen en met jullie meedenken. Daar hebben wij de expertise en capaciteit voor.”

“Als gemeente moeten we natuurlijk de doelstellingen halen die het Rijk ons oplegt: het aanbieden van passend vervoer aan leerlingen die er recht op hebben.”, zegt Nynke, “Dit doet Forseti nu voor ons. Hun team heeft door ruime ervaring goed inzicht op alle mogelijkheden en actuele ontwikkelingen.”

Onverwachte oplossingen

Forseti verzorgt anno 2024 het leerlingenvervoer in dertien gemeenten. Dit betekent dat we veel ervaring hebben en kunnen putten uit vergelijkbare casussen. “Je kunt natuurlijk nooit een casus een-op-een overhevelen naar een andere gemeente”, benadrukt Natasja, “Elke gemeente heeft in de verordening en vaak aanvullende beleidsregels hun kaders vastgelegd. Bovendien heeft elke gemeente een eigen cultuur en werkwijze. Daar moet je altijd heel scherp op blijven.” 

Een mooi voorbeeld van zo’n eerder toegepaste oplossing is het zelfredzaamheidstraject waar leerlingen leren zelfstandig met het openbaar vervoer te reizen. “De gemeente betaalt dan zo lang als nodig een abonnement voor de leerling en eventueel een begeleider, waarmee ze ook buiten schooltijden kunnen reizen.”, zegt Nynke. “Je geeft de kinderen op deze manier zoveel mee, hun zelfvertrouwen groeit”, vult Natasja trots aan, “Hier hebben ze hun hele leven wat aan.” Een bijkomend voordeel is dat een dergelijk traject de gemeente Leiden veel geld bespaart.

Budget bewaken en overzicht houden

Nynke krijgt periodiek rapportages over de uitvoering en kosten van het leerlingenvervoer. Zo houdt ze het overzicht en kan ze zien of het budget niet overschreden wordt. “Zien we iets ongewoons –  bijvoorbeeld als er plotseling heel veel aanvragen tegelijkertijd binnenkomen – dan bespreken we dat natuurlijk direct met elkaar. We onderzoeken wat er aan de hand is en of er actie genomen moet worden”, zegt Natasja.

Blij met Forseti

“Ik kan elke gemeente aanraden om Forseti in te schakelen.”, zegt Nynke. “We profiteren van hun kennis en ervaring, en de samenwerking is gewoon erg prettig. Natasja komt met oplossingen, Forseti biedt echt toegevoegde waarde. We hopen nog lang met Forseti samen te werken.” 

Natasja sluit af: “Als kwaliteitsmedewerker zorg ik ervoor dat we onze dienstverlening voortdurend blijven verbeteren en blijven inspelen op de veranderende behoeften van onze klanten, waaronder de gemeente Leiden.” 

Benieuwd wat Forseti voor jou kan betekenen? Neem dan contact op via het contactformulier of bel ons op (073) 523 10 60.