1. Heb oog voor elkaars uitdagingen
Vervoerders rijden meer ritten dan alleen de ritten waar een gemeente opdracht voor geeft. Het is een behoorlijke klus om alles goed op elkaar te laten aansluiten. En er ook nog voor te zorgen dat de beschikbare middelen efficiënt worden ingezet. Want wagens en chauffeurs zijn niet oneindig beschikbaar.
Daarnaast hebben ze te maken met diverse contracten die elk hun eigen regels kennen, en zijn de wensen van reizigers vaak ook van invloed op de efficiency. Als gemeente denk je wellicht: “ik heb geen boodschap aan andere contracten”. Maar jouw opdrachtnemer kan er niet omheen. Hoe meer je meebeweegt, hoe meer credits je krijgt voor jouw eigen verzoeknummers.
Aan de opdrachtgeverskant hebben beleidsmedewerkers meestal veel meer taken dan alleen het vervoer. Dat betekent dat ze geen tijd hebben om zich te specialiseren in vervoer. De kennis en kunde van een vervoerder kan dus heel goed van pas komen, zeker als je op zoek bent naar besparingen. Trek bijvoorbeeld samen op in het inventariseren van oplossingen of alternatieven.
2. Stel je open en eerlijk op
Door elkaar tijdig te informeren over wensen, plannen en problemen kan de ander partij daar rekening mee houden. En wellicht zelfs meedenken in oplossingen. Wat voor de één een flinke opgave lijkt, is voor de ander heel simpel op te lossen.
Mocht je nieuwe kennis opdoen of goede ideeën hebben, schroom dan niet dit te delen met de andere partij. Het hoeft geen uitgewerkt plan te zijn, maar samen sparren over iets, levert vaak mooie nieuwe inzichten op. Plan ruim van tevoren tijd in voor deze sessies, dan vind je de oplossingen vaak al voordat het probleem uit de hand loopt.
3. Durf elkaar te adviseren
Denk mee vanuit het perspectief van de ander en adviseer de ander daarin. Onderbouw je advies en kijk verder dan het contract en de KPI’s. Zet ze om in plannen, vaak is het gemakkelijker om te praten over concrete plannen dan in beleidstermen of uitvoeringstaal te blijven hangen.
4. Denk in evenwicht in belangen
Maak de belangen van beide partijen inzichtelijk. Opdrachtgevers willen kwalitatief goed vervoer tegen een juiste prijs. Terwijl vervoerders hun beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk willen inzetten. Concretiseer dat in elk gesprek dat je hebt over resultaten, problemen en kansen. Door elkaars belangen duidelijker te hebben, kweek je wederzijds begrip. En ben je beter in staat met de ander mee te denken.
5. Werk samen
Als je bovenstaande punten kunt afvinken, is die samenwerking al een flink eind op weg. Zoek in beide netwerken relevante stakeholders om mee samen te werken. Het mooiste is wanneer je als een eenheid communiceert richting de reiziger, ouders/verzorgers en begeleiders.
Wil je meer grip krijgen op de kosten van het doelgroepenvervoer, dan is het noodzakelijk dat vervoerders en opdrachtgevers samenwerken. Of in ieder geval goed op de hoogte zijn van elkaars situatie en uitdagingen.
Ik weet dat dit gemakkelijker gezegd is dan gedaan. Maar dat je deze blog leest, is al een goed begin. Mocht je benieuwd zijn hoe je dit kunt aanpakken in jouw gemeente dan help ik je graag op weg.