Gemeente Leiden: van invallen naar uitbesteden

Bij veel gemeenten ligt het leerlingenvervoer bij één persoon. Maar als die ene persoon uitvalt, waar haal je dan zo snel expertise en capaciteit vandaan?

De gemeente Leiden kreeg in 2022 te maken met dit probleem. Forseti kon helpen. Niet alleen op dat moment. Ook daarna koos Leiden voor de zekerheid en kwaliteit van ons team van consulenten en frontoffice op afstand: het Mobiliteitsbureau.

De gemeente Leiden zat begin zomer 2022 met de handen in het haar: de consulent was uitgevallen, er was niemand anders die alle benodigde kennis had. En dat terwijl al het vervoer voor het volgende schooljaar nog moest worden geregeld. Forseti zette onze meest ervaren kracht Camilla Baeten in om orde op zaken te stellen en in de loop van de zomer stroomde Wytze in om de dagelijkse toekenning geleidelijk over te nemen. 

Voor Wytze een mooie uitdaging. “Ik doe meestal beleid, maar ik heb vaker ingesprongen op de toekenning van leerlingenvervoer. Het leuke is dat men héél dankbaar is dat je ze uit de brand helpt en tegelijk heb je de gelegenheid om rond te kijken en te denken: hoe zou dit in de toekomst slimmer kunnen? En kunnen we dat misschien nu al gewoon doen? Leiden had bijna niets op papier staan over hoe ze de toekenning in de praktijk aanpakten, dus ik begon een lijst met dingen die me opvielen. Naar aanleiding daarvan heb ik een aantal processen op papier gezet die ik ook in andere gemeentes altijd al een keer onder handen had willen nemen.”  

Inzicht

Bijvoorbeeld een werkgeversverklaring. Daarin geeft de werkgever van de ouders aan wat de werktijden zijn en of ze daar flexibel in kunnen zijn. Of het bijvoorbeeld mogelijk is om een dag in de week wat later te beginnen om hun kind naar school te brengen. “Bijna elke verordening in Nederland biedt de ruimte om aan ouders te vragen om zelf te rijden op de dagen dat ze niet werken,” vertelt Wytze, “maar er zijn maar weinig gemeenten die daarop doorpakken. Nu kon ik van dit uitgangspunt een keer echt werk maken.”

“Daarnaast ben ik aan de slag gegaan met een formulier voor de complexe gezinslogistiek. Hiermee brengen we in kaart of er andere kinderen in het gezin zijn die extra begeleiding nodig hebben met de reis naar school. Leiden had hier hele duidelijke beleidsregels over: ouders kunnen niet op twee plekken tegelijk zijn om kinderen naar school te brengen, dus dan ken je taxivervoer toe. Maar ouders konden op basis van die regel wel heel makkelijk  zeggen “Ik heb nog twee andere kinderen dus het lukt me niet.”  Ik denk dan: laat maar zien welk kind op welke tijd op welke school moet zijn. En hoe oud ze zijn en of ze al zelfstandig reizen. 

Goed onderbouwen

Dit zijn twee praktische voorbeelden die inzicht geven in de mogelijkheden van ouders. Dit levert meer informatie dan één open vraag op een formulier. Als we dat inzicht hebben, kunnen we goed beoordelen of er echt een noodzaak is van 100%  taxivervoer en meedenken in de mogelijkheden. 

“Het mooie vond ik trouwens dat ouders geen enkele moeite hadden met deze formulieren,” vertelt Wytze. “Ze snapten heel goed dat als je zoiets kostbaars als taxivervoer aanvraagt, je wel heel goed moet onderbouwen waarom het echt nodig is. Overigens heb ik geleerd dat mensen het niet gek vinden om iets te verantwoorden, maar dat ze dat wel graag in één keer compleet doen.”

Resultaat

We merkten dat de ouders die het werkgeversformulier invulden vaak toch ruimte bleken te hebben om ook zelf te rijden: één of twee dagen, soms zelfs alle middagen. Een pluspunt, want voor een kind is dat rustiger dan een vol taxibusje én we ontlasten de vervoerder. Bijkomend voordeel is dat we kosten besparen. En dat de ouder vaker in contact komt met docenten en begeleiders op school. Zeker voor kinderen in het speciaal onderwijs is dat echt een meerwaarde.  

Zo ging het ook met het formulier voor de complexe gezinssituatie. Ook hier merkte ik dat ouders meer eigen kracht blijken te hebben, als je maar even durft door te vragen. Want op de woensdagmiddag is vader vrij, het jongste kind zit ook nog even op de opvang en hopla: moeder heeft tijd om zelf de auto te pakken om haar kind op de verder weg gelegen SBO op te halen.”

Strak proces

Na een aanbestedingsprocedure nam het Mobiliteitsbureau van Forseti de taken over van Wytze. “Het mooie van het Mobiliteitsbureau is dat ze een heel strak proces hebben, waardoor er tijd overblijft om zelfstandig reizen van het kind te stimuleren. Dat vraagt om het opbouwen van een contact met ouders en vaak ook school. Natuurlijk ben ik blij als ouders hun kind zo veel mogelijk zelf brengen, maar het is nog tien keer beter als een kind vervolgens leert om zelf met de fiets of de bus naar school te gaan.”

We hebben de gemeente Leiden in een lastig jaar snel kunnen ontzorgen en op weg geholpen naar een gestructureerde aanpak voor leerlingenvervoer. Nu gaan we aan de slag met een negenpuntenplan om de zelfredzaamheid van de Leidse leerlingen te bevorderen. Het is de eerste keer dat een gemeente ons zo expliciet die opdracht geeft. Dat maakt het werk voor ons extra leuk!