De week van team frontoffice

Wat doen we bij Forseti eigenlijk zoal in een week? Maike en Bonnie stellen zichzelf voor en nemen je mee in hun werkweek.

Maike van Ballegooij  en Bonnie Smits vormen sinds dit jaar het nieuwe team frontoffice doelgroepenvervoer bij Forseti. Met COVID 19 is het een vreemde tijd om te starten met een nieuwe baan. “Het begon eigenlijk al met de sollicitatieprocedure die grotendeels online was. In het begin was dit een beetje ongemakkelijk, maar dat wende heel snel,” vertelt Maike.

Even kennismaken

Maike: “Ik ben afgelopen september gestart bij Forseti. Met een inwerkschema kon ik op mijn eigen tempo alle belangrijke informatie rondom het taxivervoer tot me nemen. De inwerkperiode was voor mij een fijne start. Het is leuk om te zien dat ik nu al Bonnie op weg kan helpen.

Tot nu toe ervaar ik het werken bij Forseti als heel positief, ondanks deze gekke periode. Het thuiswerken is goed gefaciliteerd en iedereen heeft zijn draai inmiddels wel gevonden. Ik werk in een fijn team waar ik met al mijn vragen terecht kan.”

Bonnie maakte een aantal jaar geleden de bijzondere stap van paarden- naar mobiliteitswereld. “Het was een gevarieerde fulltime job. Van stallen mesten tot zes dagen in de week lesgeven aan kinderen. Vanuit daar ben ik gaan zoeken naar waar kansen liggen. Zo kwam ik terecht in het personenvervoer.  In mijn vorige baan als planner regelde ik alles van A tot Z. Je was daar op jezelf aangewezen. Dat was een goede leerschool. 

Toen ik afgelopen januari hier startte, voelde ik me erg welkom. Je mag alles vragen en fouten maken om hier vervolgens weer van te leren. Forseti geeft me de vrijheid om te groeien en dat geeft me een fijn en veilig gevoel.”

Planning en afstemming

Bonnie: “Communicatie is voor mij heel erg belangrijk. Daarom hebben we samen een rooster aangemaakt. Op woensdag ben ik vrij en vrijdag heeft Maike haar vrije dag. We stemmen goed met elkaar af wat we van elkaar verwachten. Dat werkt fijn.”

 Maike: “De rest van de week heeft de een ‘s ochtends telefoondienst en de ander ‘s middags. Ik start in de ochtend meestal rond half negen rustig op.  Als ik telefoondienst heb, luister ik alvast de voicemail af van binnengekomen berichten van ouders, hulpverleners en gemeenten. Zo begin ik niet met een achterstand. Ik lees de binnengekomen mail en order deze op prioriteit en houd me bezig met allerlei voorbereidende taken.” 

Bonnie: “Denk aan een aanvraag voor taxivervoer die nog niet compleet is om te beoordelen. Dan moeten wij de missende documenten aanvragen om de zaak te kunnen afhandelen.”

De rest van de dag

Maike: “Verder werken we met een dagplanning. Deze is zowel digitaal te vinden voor de thuiswerkers als op het whiteboard op kantoor. Hier zie je precies wie, wat, wanneer moet doen. 

Bonnie: “Tussendoor is het heel veel mailtjes beantwoorden met vragen van ouders en casussen van vervoerder doorzetten naar Wendy en Camilla van het Mobiliteitsbureau. Zij bespreken deze casussen en dragen vervolgens een passende oplossing aan. Een voorbeeld van een casus:  een kind dat niet meer de taxibus in durft door een bedreiging van een andere ouder. De vervoerder zoekt eerst zelf naar een oplossing, vervolgens is de Gemeente aan de beurt en wij zijn vaak het laatste redmiddel.” 

Maike: “Om op de hoogte te blijven en elkaar niet uit het oog te verliezen vanuit huis hebben we iedere ochtend een online koffiemomentje met hele team en naaste collega’s. We gebruiken we dit moment om echt even bij te kletsen.” 

Elke dag is anders

Maike: “Ik krijg energie van de gevarieerde werkzaamheden en het continue bezig zijn. De dagen vliegen dan ook voorbij. Samen met Bonnie zorgen we dat alles goed verloopt. Bij ons begint het proces van het taxivervoer en hebben daarom een grote verantwoordelijkheid. Door de diverse werkzaamheden is elke dag anders. De ene dag is het heel rustig, de andere dag weet je niet hoe je de dag moet indelen. Je moet dus snel kunnen schakelen, wat het werk weer uitdagend maakt.” 

Bonnie: “Je moet ook oplossingsgericht kunnen denken en begripvol zijn met de ouders. Ik vind het leuk om mensen te helpen en uit te zoeken waar de knelpunten liggen. Het is aan ons de taak wanneer een ouder boos opbelt, dat deze ouder weer blij ophangt. Dat vind ik een leuke uitdaging.”

Ontwikkelen en niet blijven stilstaan

Maike: “Ik ben nog lerende en dat vind ik juist heel leuk. Iedere dag leer je wel iets bij en ik vind het allemaal heel interessant. Het geeft me veel energie en rust om te weten dat ik hier mezelf kan blijven ontwikkelen en dat ik in de toekomst niet blijft stilstaan.”

Bonnie: “Het is inderdaad fijn dat we ruimte krijgen om te groeien. Ik zou bijvoorbeeld nog wel een telefoontraining willen volgen. Ik ben goed in moeilijke gesprekken voeren, maar het is altijd goed om ergens nog beter in te worden. 

Daarnaast kan ik goed omgaan met verantwoordelijkheden. Ik heb niet voor niets een leidinggevende functie gehad in de paardenwereld. Daarom volg ik naast mijn werk bij Forseti momenteel een opleiding tot directiesecretaresse.”

Maike: “Ik kijk er naar uit dat we met zijn allen op kantoor mogen werken.”