Blogs
02. 10. 2019

De week van team outsourcing

Wat doen we bij Forseti eigenlijk zoal in een week? Deze keer kijken we mee met team outsourcing. Van het eerste kopje koffie tot het wijntje op vrijdagmiddag.

Maandagochtend, eerst koffie

Nadat het weekend besproken is en iedereen koffie heeft, is het tijd voor onze weekstart. Wendy steekt van wal en vertelt wat er op haar planning staat deze week. Kort bespreken we ieders planning en verdelen de taken. We kijken ook terug. Vorige week hebben Camilla en Joanita een informatiebijeenkomst georganiseerd over een pilot in de gemeente Dongen. Dit is bedoeld om kinderen die gewend zijn met aangepast vervoer te reizen vertrouwd te maken met het openbaar vervoer. De weg naar zelfstandig reizen met het OV kan een drempel zijn voor deze kinderen. Met de Voor Elkaar Pas van Arriva kunnen de leerlingen hier al een grote stap in maken. De bijeenkomst was erg positief. We bespreken meteen wat de volgende stappen worden in dit project.

De taken zijn verdeeld en de lijnen geopend

Om negen uur schakelen we de voicemail uit en zit Iris klaar om binnenkomende telefoontjes aan te nemen. Wij zijn voor negen gemeenten het aanspreekpunt op het gebied van leerlingenvervoer. Dus alle vragen komen bij ons terecht, en dat is heel divers. Dat kunnen ouders/verzorgers zijn die een aanvraag leerlingenvervoer vergeten zijn in te dienen, of mensen die een vraag hebben over de routes of de aanvraagprocedure. Maar ook afdelingen binnen gemeenten, vervoerders, wijkteams en gezinsbeschermers weten ons te vinden.

Leerlingenvervoer is een taak van de gemeente. Voorheen bestond er een aparte afdeling voor en werd het gezien als een administratieve taak. Daarom wordt leerlingenvervoer steeds meer ondergebracht bij andere interne afdelingen (zoals jeugd/wmo/leerplicht). Maar we merken dat de casussen steeds complexer worden. En dat vraagt om specifieke kennis. Tijdens zo’n aanvraagproces heb je namelijk te maken met ingewikkelde wetgeving en veel betrokken partijen en daar moet je je weg in weten. Bij Forseti behandelen we op dit moment zo’n 1700 aanvragen per jaar, het is voor ons dagelijkse kost.

De week is doormidden

Halverwege de week hebben we een teamoverleg over onze aankomende actualiteitenseminar op 10 maart 2020. Die organiseren we jaarlijks voor betrokken ambtenaren, vervoerders en andere belanghebbenden bij leerlingenvervoer. Hopelijk wordt het weer zo’n geslaagde dag als de afgelopen editie in maart. Voor deze editie worden sprekers gezocht, de locatie vastgelegd, en versturen we alvast een save the date. Ook bespreken we welke workshops en presentaties al definitief zijn. Genoeg te doen nog!

We hebben net een van de de drukste periodes van het jaar achter ons. De start van het schooljaar is voor ons een bewogen tijd omdat dan blijkt of alle kinderen op een goede manier vervoerd worden. Vaak komen er dan nog last-minute verzoeken die we zo snel mogelijk moeten oppakken.

In april hebben we ook zo’n jaarlijks piekmoment, dan begint het aanvraagproces voor het volgende schooljaar weer. Alle aanvragen moeten elk jaar opnieuw worden ingediend. We proberen alle betrokken partijen hieraan te herinneren en krijgen vragen van vervoerders, ouders/verzorgers, instellingen. Maar we geven ook advies over de rol van scholen in het leerlingenvervoer.

Rapporteren, afsluiten en borrelen

Tussen alle telefoontjes en mails door werken we aan het klanttevredenheidsonderzoek voor ouders/verzorgers. En werkt Renske, onze collega contractbeheer, de maandrapportages bij voor de gemeenten. Daarin zetten we even de cijfers op een rij: hoeveel aanvragen waren er deze maand, hoeveel toekenningen, hoeveel is er uitgekeerd, etc. Op basis van die rapportages signaleren we trends en adviseren we waar op bespaard kan worden.

We hebben de afspraak dat er aan het eind van de week geen aanvragen open staan en alle mails verwerkt zijn. Enerzijds om iedereen zo snel en professioneel mogelijk van dienst te zijn, anderzijds omdat we dan met een gerust hart het weekend in kunnen. Tijd voor de vrijdagmiddagborrel!

Terug naar overzicht

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *