In een ideale wereld ligt er een beleid voordat gestart wordt met een inkoop- of aanbestedingstraject. Maar vaak is dat niet het geval.
“We stappen in op veel verschillende momenten en situaties,” zegt Camilo Schurink, adviseur doelgroepenvervoer. Hij is vanuit Forseti veel betrokken bij inkoop- en aanbestedingstrajecten. “We komen ook vaak genoeg tegen dat er geen concreet beleid is, maar dat er wel ambities zijn. Gelukkig kunnen we ook aan de slag op basis van een Programma van eisen en verordeningen Wmo en leerlingenvervoer.”
“Het gaat er om dat we een lijst krijgen met parameters waar de aanbesteding aan moet voldoen. Dat zijn criteria als de maximale ritduur, het aantal (vaste) opstapplaatsen, maximale omrijtijd, het aantal dagen dat er vervoer moet zijn en hoe om te gaan met speciale indicaties zoals individueel vervoer. Deze criteria kunnen we duidelijk integreren in het bestek zodat de inschrijvers weten waar ze rekening mee moeten houden in de uitvoering.”
Spagaat
Eigenlijk moet een jaar voordat het aanbestedingstraject start, al begonnen worden met het schrijven van beleid. Dan kan de gemeente goed nadenken, en met betrokkenen overleggen, over wat de belangrijkste eisen zijn die aan het vervoer gesteld moeten worden.
“Maar vaak is het ook helemaal geen gekke keuze om de eisen uit het vorige programma één op één over te nemen” zegt Wytze Schouten, die vaak gedetacheerd werkt als beleidsadviseur. “Als je medewerkers goed de vinger aan de pols hebben bij ouders en scholen en de huidige vervoerder, dan weet je heel goed of er nog iets moet worden aangepast.”
“Het lastige is als je net nieuwe mensen op het dossier hebt” weet Wytze. “Of het nou de beleidsmedewerker of de wethouder is. Dan wil iedereen het graag goed doen, terug naar de tekentafel. En dat kost vaak meer tijd dan verwacht. Want dan moet er bijvoorbeeld een klankbordgroep komen en de mensen in die klankbordgroep hebben tijd nodig om te begrijpen wat voor feedback er gevraagd wordt. Dan kom je als beleidsmedewerker in een spagaat omdat je te veel werk in een te korte tijd probeert te proppen. Het gevolg is dat Camilo alles in de laatste weken moet regelen.”
Camilo reageert: “Uiteindelijk is dat snelle schakelen ook onze kracht, maar als je eerder begint dan kun je veel efficiënter inkopen en aanbesteden.”
Scherper
Inkoop van vervoer is en blijft een vak apart. Als gemeente kom je er niet omheen dat je eens in de paar jaar een spel moet spelen waarin je niet geoefend bent, maar waarin je wel kosten en kwaliteit voor een lange periode vastlegt. “Een grote gemeente heeft vaak een eigen afdeling inkoop voor vervoer,” legt Wytze uit. “Dan heb je in elk geval expertise in het proces van aanbesteden. Maar nog niet over de eigenaardigheden van vervoer.”
Die vakinhoudelijke expertise kun je toch het beste buiten de eigen organisatie zoeken, meent Wytze, zeker als kleinere gemeente. “Dan heb je de keuze een adviesbureau inschakelen of je aansluiten bij een grotere regio. Een gemeenschappelijke organisatie regelt dan het vervoer voor meerdere gemeenten. Doordat het vervoer gebundeld is, heb je als gemeente meer inkoopkracht en -continuïteit. Dat komt de kwaliteit ten goede. En voor besluitvorming kan goed de tijd worden genomen.”
Lees hier meer over de voordelen van tijdig starten met aanbesteden
“Wanneer je later begint met die voorbereidingen, of weinig ervaring hebt, kan het zijn dat je dingen over het hoofd ziet,” zegt Wytze. Hij geeft een specifiek voorbeeld van iets wat vergeten wordt mee te nemen in een bestek: “Ik loop er wel eens tegenaan dat de maximale periode die een vervoerder mag nemen om een leerling op te nemen in de vervoersplanning niet is vastgelegd. Als er geen afspraken over gemaakt zijn, kun je een vervoerder er ook niet op aanspreken. En je kunt ouders niet laten weten hoe lang het maximaal duurt voordat een wijziging zoals ‘ophalen bij de BSO’ kan worden doorgevoerd.”
Over trapliften en kwaliteit
Er zijn gemeenten die hun bestaande inkoopafdeling ook de inkoop van doelgroepenvervoer laat doen. Maar vervoer inkopen is echt een andere tak van sport dan trapliften of secretariële diensten inkopen volgens Wytze: “De kans bestaat dan dat het soort details, dat ik hierboven noem, vergeten wordt. En bovenal: ze kennen het spel met de vervoerders niet. Bij vervoer aanbesteden is er een kort moment van heel veel beloftes, en een lange periode van jaren waarin die beloftes moeten worden waargemaakt.”
Camilo vult aan: “Een traplift is heel duidelijk. Je krijgt een beschikking, een uurprijs, de traplift wordt geleverd en er is een automatische controle want als lift niet komt, trekt iemand aan de bel. Dat controlemechanisme heb je bij vervoer minder, daardoor is het inkopen minder zwart-wit en specialistischer.”
En beide heren zijn het er over eens dat die kwaliteitscontrole juist zo belangrijk is. Daar is een belangrijke rol weggelegd voor contractbeheer. Over die rol lees je in een volgende blog meer.