Talloze gemeenten staan voor de noodzaak om contracten voor doelgroepenvervoer voor 2024 of het schooljaar 2024-2025 aan te besteden. Is het niet een beetje vroeg om daar nu al over na te denken?

Nee hoor. Hoe eerder je daarmee begint, hoe beter. Want een tijdige en gedegen aanbesteding kan veel geld besparen en bijdragen aan een goede kwaliteit van het vervoer.

Meer rust

Tijdig aanbesteden biedt meer rust op alle fronten. Dit zijn vijf voordelen van tijdig starten met aanbesteden:

1. Er is voldoende tijd om alle stakeholders te betrekken in het proces. Denk aan de beleidsmedewerkers en bestuurders binnen de gemeente, de vervoerder, maar ook de scholen, reizigers en ouders/verzorgers.Als je iedereen betrekt in het proces van aanbesteding, verloopt de samenwerking in de uitvoer ook veel soepeler. Zoals Ronald al eerder zei: met samenwerking krijg je grip op de kosten.
2. Je hebt tijd om alternatieven te bekijken en weloverwogen keuzes te maken die van invloed kunnen zijn op de kwaliteit en/of kosten. Zo kun je bijvoorbeeld een marktconsultatie houden onder vervoerders met de vraag hoe zij een goede aanbesteding zien.Maar het slim indelen van percelen, een kostenbewuste en transparante vergoedingssystematiek en afgewogen planning-technische eisen hebben ook grote invloed op de kosten.Duurzaamheid en een mogelijke bundeling van doelgroepen binnen het vervoer zijn onderwerpen die niet vergeten mogen worden.
3. Vervoerders weten het liefst zo vroeg mogelijk wat hen te wachten staat. Als je de aanbesteding op tijd start, is ook de definitieve gunning al op tijd bekend.Dat geeft de vervoerder meer tijd om betere afspraken met hun (voertuig)leveranciers te maken zodat de prijs minder onder druk staat. Bij een tijdig aanbestedingstraject kan de inschrijver hier al op inspelen, en dit kan gunstiger zijn voor de inschrijfprijs.Bovendien is er ook tijd om voldoende chauffeurs te werven. Dat is geen overbodige luxe in de huidige markt.
4. Bij een tijdige definitieve gunning is er genoeg tijd voor een gedegen implementatie, waardoor het vervoer zorgvuldig, met alle betrokken partijen, kan worden ingericht. En om met al deze partijen onderlinge werkafspraken te maken over operationele zaken.Denk bijvoorbeeld aan de inrichting van rapportages en de wijze van aanleveren van gegevens. Maar ook tijdige communicatie over eventuele veranderingen richting reizigers, ouders en scholen. Wat ook weer voordelen oplevert bij het aanvraagproces voor leerlingenvervoer.
5. Wanneer je op tijd begint, voorkom je dat de aanbestedingsprocedure onder tijdsdruk komt te staan. Ook als er, ergens tussen publicatie en de definitieve gunning, vertraging ontstaat door een formeel bezwaar of een rechtszaak. Daarbij is de kans op fouten kleiner wanneer er minder tijdsdruk is.

Marktkennis

Marktontwikkelingen volgen elkaar snel op, hoe beter je de markt kent, hoe gemakkelijker die ontwikkelingen te duiden zijn. Die kennis van de markt is een must om een goed bestek te kunnen opstellen. Een bestek waarbij je iedere eis nauwkeurig afweegt en de bijbehorende kosten scherp in de gaten houdt.

Want met aanbestedingen gaan vaak hoge kosten gepaard en besparende mogelijkheden liggen niet altijd voor de hand. Maar wanneer je de markt door en door kent en op de hoogte bent de laatste ontwikkelingen, zijn die besparende mogelijkheden gemakkelijker te bepalen.

Marktkennis resulteert uiteindelijk in beter vervoer en een marktconforme prijs. Reden genoeg om tijdig expertise in te zetten bij het aanbestedingstraject.