Een deel van de borging zit in een aantal terugkerende processen, werk- en communicatieafspraken. Onderstaande acties verdienen altijd aandacht en kunt u tijdig inregelen:

• Belangrijk is dat het beheer van data altijd bij de gemeente ligt. De gemeente beheert altijd het meest actuele bestand. Zijn er mutaties tijdens het schooljaar, dan geeft de gemeente deze door aan de vervoerder en past dit zelf ook aan in het databestand.
• Leg in werkafspraken de kaders voor maatwerk vast. Welk maatwerk is toegestaan en wat niet zonder afstemming vooraf. Denk aan extra adressen, afwijkende schooltijden etc.
• Stel een communicatiematrix op met vaste aanspreekpunten (en vervangers) bij gemeenten, vervoerder en scholen.
• Maak tijdig een ruime planning (draaiboek) in overleg met alle betrokkenen.
• Bouw evaluatiemomenten in en leer hiervan.
• Houd zelf regie op het proces.

Het aanvraagproces komt jaarlijks terug. Dan het jaarlijkse aanvraagproces zelf:

• Spreek een duidelijke deadline af voor het aanleveren van gegevens bij de vervoerder. De vervoerder heeft circa 3 weken nodig om een goede planning te maken en deze af te stemmen met de gemeente. Daarna moet de vervoerder een chauffeur aan de route koppelen en gaat de chauffeur in de laatste week kennismaken.
• Zet tijdig de aanvragen voor het nieuwe schooljaar uit en informeer de ouders/verzorgers/scholen hierover.
• Stuur een reminder naar de ouders/verzorgers waarvan nog geen aanvraag binnen is (en die wel verwacht worden). Dit voorkomt stress aan het einde van de vakantieperiode bij de gemeente en vervoerder (en ouders zelf!). Late aanmeldingen kunnen grote gevolgen hebben voor de planning en communicatie richting de ouders.
• Hanteer daarom een aannamestop in de eerste 2 weken na de schoolvakantie. Komt er dan nog een aanvraag binnen, dan wordt de leerling in de herziening van het vervoerplan meegenomen. Uiteraard is er altijd oog voor maatwerk en zijn uitzonderingen mogelijk als een leerling heel eenvoudig is in te passen in een route. Maar liever de verwachting vooraf goed managen. Een positief bericht is altijd leuker dan andersom.
• Communiceer duidelijk richting ouders/verzorgers over deadlines (en de mogelijke consequenties)
• Zorg voor een goede bezetting gedurende de laatste vakantieweken en de eerste schoolweken (beter voor niets dan frustraties bij betrokkenen over het niet bereikbaar zijn van de gemeente).

Bent u benieuwd naar concrete maatregelen of voorbeelden om invulling te geven aan deze tip in processen? Of zoekt u ondersteuning om processen goed in te regelen? Wij helpen u graag!