Een zeer actieve en betrokken adviesraad helpt mee om ouders de voordelen en mogelijkheden van het gebruik van SmartWheels te laten zien. www.leerlingenvervoer.info is de website van deze adviesraad. Samen met de gemeenten, de adviesraad en de vervoerder is een sluitend proces gerealiseerd, volledig ondersteund door automatiseringsoplossingen. De gemeenten vragen vervoer aan, geven mutaties door en beoordelen meldingen van ouders en verwerken deze verder. Ouders melden via SmartWheels af bij de vervoerder, geven via SmartWheels klachten en mutaties door aan de gemeenten. Elke dag wordt geautomatiseerd de planning van de vervoerder voor de komende week in SmartWheels gezet waarmee de gemeenten en ouders altijd actueel en volledig zicht hebben op deze planning en eventuele wijzigingen daarop. De relatie tussen gedane ‘bestellingen’ en wijzigingen daarop en daadwerkelijk gereden ritten is hiermee gelegd. Dit leidt tot volledige zekerheid over de juistheid van de in rekening gebrachte kosten en een transparant, beheersbaar en efficiënt proces voor alle betrokkenen.