In een intensieve samenwerking hebben we vanuit Forseti samen met Odion het gewenste resultaat bereikt. Carlo Bot van Forseti en Ton van Westrop van Odion, de drijvende krachten achter dit project, hebben de complexe uitdagingen van Odion’s zorgvervoer aangepakt. In dit artikel beschrijft Carlo Bot de stappen die zijn genomen, de behaalde resultaten en de lessen die zijn geleerd tijdens dit intensieve verbetertraject.

De context en uitdagingen:

Odion biedt een breed scala aan diensten voor verstandelijk en lichamelijk beperkte mensen en verzorgt het vervoer van meer dan 600 cliënten in een groot gebied. Vanwege de hoge maandelijkse vervoerskosten werd het noodzakelijk om de efficiëntie van het zorgvervoer te verbeteren. Daarnaast diende ook de duurzaamheid van het vervoer te worden meegenomen in een nieuw contract.

In tegenstelling tot bijvoorbeeld leerlingenvervoer, waar het uitblijven van vervoer vooral een ongemak vormt, heeft het bij zorgvervoer direct invloed op de financiële gezondheid van de instelling. Als cliënten niet tijdig op hun bestemming aankomen, kunnen de geplande zorgdiensten niet worden gedeclareerd, terwijl de operationele kosten blijven doorlopen.

Onze strategische aanpak:

Om deze uitdagingen aan te pakken, hebben we bij Forseti een gerichte strategie ontwikkeld, bestaande uit de volgende stappen:

• Datagestuurd beheer: We hebben Odion geholpen om de volledige controle over hun vervoersdata te krijgen met de introductie van ‘Smart Wheels’. Met dit systeem is Odion nu de baas over hun eigen data, wat hen beter inzicht geeft in vervoerspatronen en behoeften. Dit stelt hen in staat om gerichte en effectieve verbeteringen door te voeren.
• Centralisatie van vervoersbeheer: Het vervoersbeheer werd gecentraliseerd om consistentie en efficiëntie te vergroten. Dit maakte het mogelijk om sneller en effectiever in te spelen op veranderingen en problemen.
• Training en bewustwording: We organiseerden meerdere trainingssessies voor de medewerkers van de 45 locaties van Odion. Deze sessies waren gericht op het vergroten van het bewustzijn over logistieke processen en het gebruik van nieuwe tools en systemen.
• Nieuw contract met de vervoerder: In samenwerking met Odion hebben we een nieuw contract opgesteld en afgesloten met de vervoerder, met een sterkere nadruk op kwaliteitseisen. Dit contract stelt duidelijke normen voor de dienstverlening, wat heeft bijgedragen aan verbeterde prestaties en een hogere tevredenheid onder cliënten.
• Duurzaamheid en emissievrije initiatieven: Er is een nulmeting uitgevoerd om een duidelijk beeld te krijgen van de huidige situatie en de toekomstige doelen op het gebied van duurzaamheid. In overleg met Odion is afgesproken dat er in de komende jaren wordt overgestapt op emissievrije voertuigen. Om deze transitie te ondersteunen, zullen op meerdere locaties pilots worden uitgevoerd met verschillende elektrische voertuigen. Hierdoor kunnen we onderzoeken welke oplossingen het meest geschikt zijn voor de specifieke behoeften van Odion en bijdragen aan een duurzame toekomst.

De bereikte resultaten

Dankzij deze uitgebreide en strategische aanpak heeft Odion aanzienlijke vooruitgang geboekt. De vervoerskosten zijn met meer dan 8% gedaald. Tegelijkertijd is de kwaliteit van de vervoersdiensten verbeterd, met meer vaste chauffeurs en vaste routes. Ook de communicatie met ouders, locaties, scholen en gemeenten is versterkt, wat bijdraagt aan een hogere tevredenheid onder alle betrokkenen.

Het nieuwe contract met de vervoerder, dat zich richt op kwaliteitseisen, heeft aanzienlijk bijgedragen aan deze verbeteringen. Door dagelijks inzicht te hebben in de vervoersbewegingen en elk kwartaal trends te analyseren, kan Odion beter sturen op het vervoer. Bovendien kan er, als er toch iets misgaat, tijdig en proactief worden gecommuniceerd met de cliënten, wat bijdraagt aan een meer voorspelbare en betrouwbare dienstverlening.

Toekomstige stappen en duurzaamheid

De samenwerking met Odion heeft aangetoond dat een gerichte, datagestuurde aanpak effectief is in het verlagen van kosten en het verbeteren van de kwaliteit van zorgvervoer. Forseti blijft betrokken bij Odion om verdere optimalisaties door te voeren. 

Een belangrijk project voor de toekomst is het ontwikkelen van een ‘vervoershandboek’. Dit handboek zal dienen als een leidraad voor reizigers, vervoerders, locaties en alle andere betrokkenen bij het vervoer. Het doel van het handboek is om vooraf duidelijke afspraken te maken tussen de uitvoering, locaties, beleid en leidinggevenden, zodat er minder ruimte is voor discussie tijdens de operatie. Het legt bijvoorbeeld vast hoeveel locaties een cliënt mag bezoeken en over welke afstand vervoer wordt aangeboden. Dit model kan ook bij andere zorginstellingen worden toegepast om vergelijkbare verbeteringen te realiseren.

Conclusie

De samenwerking tussen Forseti en Odion onderstreept het belang van een innovatieve en data-gedreven aanpak in de zorgsector. Door middel van strategische samenwerking, gericht contractmanagement en betrokkenheid, is het mogelijk om niet alleen de kosten te verlagen, maar ook de kwaliteit van de dienstverlening aan cliënten te verbeteren. Forseti kijkt ernaar uit om deze succesvolle aanpak ook bij andere zorginstellingen toe te passen, waarbij de focus ligt op duurzame verbeteringen en optimale zorgverlening.

Ben je geïnteresseerd in hoe Forseti jouw zorginstelling kan helpen bij het optimaliseren van vervoersprocessen en het verbeteren van de dienstverlening? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek en ontdek de mogelijkheden voor een efficiëntere en effectievere aanpak in jouw organisatie.