De zomervakantie nadert snel. Regio Midden sluit de deuren als eerst op 9 juli. Is bij jouw gemeente alles al op orde?
1. Volledigheid van alle aanmeldingen
Zorg voor een compleet beeld van alle leerlingen die vervoerd moeten worden. Ouders en verzorgers moeten hun eigen kinderen aanmelden. Gemeenten controleren vervolgens of alle aanvragen tijdig en compleet binnen zijn.
Een aantal tips voor de inrichting van het aanvraagproces:
- Spreek een duidelijke deadline af voor het aanleveren van gegevens bij de vervoerder. De vervoerder heeft circa 3 weken nodig om een goede planning te maken en deze af te stemmen met de gemeente. Daarna moet de vervoerder een chauffeur aan de route koppelen en gaat de chauffeur in de laatste week kennismaken.
- Zet tijdig de aanvragen voor het nieuwe schooljaar uit en informeer de ouders/verzorgers/scholen hierover.
- Communiceer duidelijk richting ouders en of verzorgers over deadlines en de mogelijke consequenties.
- Stuur een reminder naar de ouders en of verzorgers waarvan nog geen aanvraag binnen is. Zelf stuurt ons mobiliteitsbureau bijvoorbeeld een kaartje als herinnering. In sommige gevallen bellen de ouders zelfs na om te vragen wanneer ze de aanvraag indienen.
- Hanteer een aannamestop in de eerste 2 weken na de schoolvakantie. Komt er dan nog een aanvraag binnen, dan wordt de leerling in de herziening van het vervoerplan meegenomen. Uiteraard met oog voor maatwerk en uitzonderingen.
- Zorg voor een goede bezetting gedurende de laatste vakantieweken en de eerste schoolweken (beter voor niets, dan frustraties bij betrokkenen over het niet bereikbaar zijn van de gemeente).
2. Communiceren de juiste afdelingen met elkaar?
Soms komt het voor dat leerlingen thuisgebracht worden door leerlingenvervoer om vervolgens door jeugdwetvervoer naar hun behandeling gebracht te worden. Het zou veel logischer zijn als de leerling direct vanuit school door leerlingenvervoer naar de behandeling gebracht werd. Dat scheelt zowel voor de leerling als voor de vervoerder een rit.
Deze extra ritten zorgen voor extra kosten en zijn relatief eenvoudig op te lossen door afdelingen met elkaar te laten communiceren.
3. Is de vervoerder er klaar voor?
Heeft de vervoerder wel voldoende capaciteit? Heeft hij genoeg voertuigen en chauffeurs om alle leerlingen te vervoeren? De vervoerder kan deze vraag uiteraard alleen beantwoorden als hij volledig inzicht heeft in het aantal aanmeldingen. Zonder compleet beeld kan de vervoerder deze inschatting niet doen. Daarnaast is het voor de gemeente zelf ook noodzakelijk om een compleet beeld te hebben voor de juiste data-opbouw.
4. Laat de chauffeur zich vooraf even voorstellen
Kinderen zijn voor ouders hun dierbaarste bezit. Die geef je niet zomaar aan iedereen mee, zonder hier even kennis mee te hebben gemaakt Dat geldt ook voor de chauffeur die het kind thuis ophaalt en na school weer thuisbrengt.
Het is daarom ontzettend belangrijk dat de vervoerder tijd investeert voor een voorstelrondje, zodat de ouders even kennis kunnen maken met de chauffeur. Maak daarom duidelijke afspraken met de vervoerder en controleer ook of het plaats heeft gevonden
5. Zorg voor herkenbaarheid van de chauffeur
Naast het voorstelrondje is het belangrijk dat de chauffeur altijd herkenbaar is als chauffeur. Zowel voor het ophalen van de kinderen thuis, maar die herkenbaarheid is misschien nog wel belangrijker wanneer de chauffeur de kinderen weer ophaalt van school.
Als het goed is kennen de ouders de chauffeur. Die heeft zich immers netjes voorgesteld tijdens de kennismaking. Maar op het schoolplein is er misschien wat vaker een wisseling van de wacht. Dan is het niet teveel gevraagd als een chauffeur herkenbaar bij de poort staat te wachten.
Afhankelijk van het contract is kleding met de bedrijfsnaam of een naambadge voldoende voor herkenbaarheid.
Draaiboek Leerlingenvervoer
Voor consulenten, teamleiders, kwaliteitsmedewerkers en beleidsmedewerkers schreven wij het draaiboek Leerlingenvervoer. Dit zijn drie documenten in één, die je helpen om voor het vervoer naar school de processen, beleidsregels en bemensing beter te laten aansluiten op wat er nodig is.