‘Het is heerlijk om een expert in huis te hebben’

Zorginstelling Ons Tweede Thuis wilde het doelgroepenvervoer verder professionaliseren. Twee jaar geleden kwam Forseti aan boord om daarbij te helpen. Inmiddels is Forseti een vaste partner op het gebied van doelgroepenvervoer.

“Het vervoer is bij ons decentraal geregeld,” zegt Titia Wagenaar. Zij is beleidsmedewerker binnen Ons Tweede Thuis en onder meer centraal aanspreekpunt voor cliëntenvervoer. “Elke locatie regelt het eigen vervoer en naast eigen bussen en chauffeurs hebben we contracten met drie vervoerders in de regio.

We werken met veel verschillende soorten vervoer. Sommige cliënten moeten alleen vervoerd worden of juist met een begeleider, we hebben te maken met rolstoelvervoer of mensen die niet te veel prikkels kunnen hebben. Je kunt dus wel zeggen dat het regelen van vervoer een flinke klus is.” 

Beter beslagen ten ijs

“In 2017 kwam aan het licht dat er met diverse vervoerders, waar we al heel lang mee werken, geen sprake was van onderliggende geldige contracten. Die zijn lang geleden begonnen met rijden, er zijn bij aanvang afspraken gemaakt en sindsdien liep alles gewoon. Maar de vervoerders en wij waren het erover eens dat er contracten moesten komen. 

In deze contracten staan onder andere afspraken over de wijze van vergoeden, factureren en voorwaarden waar het voertuig en de chauffeur aan moeten voldoen. Nu deze zaken staan beschreven is voor iedereen duidelijk wat men van het vervoer mag verwachten. Daarnaast zorgt het voor meer uniformiteit in het vervoer van de verschillende locaties. Dat geeft toch een houvast, ook voor de vervoerder. 

Zo’n contract ligt er niet meteen. Daarvoor moet een plan van eisen opgesteld worden, zodat we helder hebben waar de vervoerder aan moet voldoen. Ook voor de vervoerder is dat reden om hun kosten veel duidelijker in beeld te hebben. Niels Smolders heeft heel goed geholpen bij het opstellen van de contracten en bijbehorende contractafspraken met verschillende vervoerders. Hij heeft kennis van zaken en kan daardoor goed strategisch en beargumenteerd reageren op vragen vanuit de vervoerder. Je komt dan toch beter beslagen ten ijs. Inmiddels zijn er twee contracten afgerond en zijn we met een derde bezig.”

Kan het ook op één A4? 

“Inmiddels hebben we ook een werkgroep opgesteld voor het vervoer, die Niels mede begeleidt. Het is heerlijk als je daarvoor een expert in huis hebt die goed op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen. Uit de werkgroep kwam onder andere naar voren dat medewerkers behoefte hadden aan handvatten bij het declareren en regelen van het vervoer. Er zijn zoveel verschillende regelingen waar we gebruik van maken, dat het handig is om te weten waar we aan moeten en kunnen denken. Daarom heeft Niels een handboek cliëntenvervoer gemaakt. Iedereen was blij dat de informatie geclusterd was, maar we kregen toen meteen de vraag: ‘Bedankt, maar kun je het ook even op één A4 zetten?’. Om alle informatie gemakkelijk te ontsluiten en goed vindbaar te maken is Niels nu bezig een vervoersportaal op het intranet in te richten waar alles eenvoudig terug te vinden is.  

Inmiddels werkt Niels een aantal flexibel in te zetten uren per maand voor Ons Tweede Thuis. Behalve met vragen over contracten en het vervoersportaal, kunnen we eigenlijk met allerlei vragen met betrekking tot vervoer bij hem terecht. Collega’s weten hem ook te vinden. Hij bezoekt af en toe locaties en kent inmiddels veel mensen binnen de organisatie. 

Ontzorgen, dat is echt wat Niels doet!”