Een monitoringsplan helpt u bij het leggen van een basis voor professioneel contractbeheer. In dit plan wordt de borging van de gemaakte afspraken tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer geregeld. Wat de opdrachtgever moet monitoren is vastgelegd in de aanbestedingsdocumenten en opgenomen in de inschrijvingen van de vervoerder. Vaak zijn heel veel verschillende eisen opgenomen; van het dragen van een stropdas door de chauffeur tot het rijden op winterbanden. Het is onmogelijk alle eisen continu te monitoren. Dit vraagt om een bepaalde prioritering en het maken van bewuste keuzes.
Naast het toezien op de contractuele zaken is het belangrijk de ontwikkelingen en financiën te monitoren. Dit vereist dat prestatiecijfers van het vervoer beschikbaar zijn. Hoeveel ritten zijn er verreden? Wat is de stiptheid in het vervoer? Met de vervoerder moet de opdrachtgever afspraken maken welke data in welke frequentie beschikbaar worden gesteld.
Tot slot is ook de klantbeleving een belangrijk aspect. In welke mate meet de opdrachtgever de klanttevredenheid? Is dit een jaarlijks onderzoek en/of meet de opdrachtgever de tevredenheid op ritniveau? Hoe worden de klachten gemonitord en geanalyseerd?
In het plan is niet alleen opgenomen wat er gemonitord moet worden, maar worden de taken ook organisatorisch en in de tijd belegd. Hoe vindt de monitoring plaats? Wanneer en hoe vaak moet dit plaatsvinden? Wie heeft hierin een rol? Wanneer en hoe vaak vindt de taak plaats? Welke evaluatie- en ontwikkelmomenten vinden met de vervoerder(s) plaats? Als de opdrachtgever deze zaken concreet uitwerkt ontstaat een planmatige aanpak voor de invulling van het contractmanagement die bijdraagt om de kwaliteit van het vervoer op nieuwe te houden of te verbeteren
Forseti vervult voor meerdere regio’s het contractbeheer en/of monitoringstaken. Hierdoor kunnen wij ook u helpen bij het opstellen van een beheer- en monitoringsplan.
Wij bespreken uw situatie en de mogelijkheden graag in een vrijblijvend gesprek. Voor een afspraak kunt u contact opnemen met Ronald Derks (r.derks@forseti.nl of (06) 53 25 84 52).