Joanita en Harald geven ons een warm en uniek inkijkje in de uitdagingen en mijlpalen die Forseti onderweg heeft ervaren, van de begintijd waarin persoonlijk contact voorop stond, tot de digitalisering van vandaag en de mogelijkheden van morgen.

Het verleden: de kracht van papier, persoonlijk contact en de atoomklok

In de eerste jaren draaide alles om persoonlijkheid en vakmanschap. Aanbestedingen verliepen handmatig, met papierwerk, faxen naar Luxemburg en direct contact tussen de gemeente en de vervoerder. Harald herinnert zich nog goed hoe alle stakeholders samenkwamen in gemeentehuizen en hoe documenten werden uitgeprint, gebundeld en persoonlijk overhandigd aan de aanbestedende dienst (de gemeente). “Je voelde echt de spanning in de lucht,” vertelt Harald. “Soms stonden de vervoerders met klamme handen te wachten, terwijl wij de enveloppen openden. Dit gebeurde allemaal in dezelfde kamer, waarbij iedereen met een kloppend hart luisterde naar de namen van de inschrijvers.”

Om verwarring over deadlines te voorkomen, werkte Forseti destijds met een officiële atoomklok. “Die klok was cruciaal, omdat we nauwkeurigheid wilden waarborgen,” vertelt Joanita met een glimlach. Er waren momenten waarop vervoerders letterlijk door de draaideur moesten vertrekken als ze enkele seconden te laat waren. “Ik heb het echt meegemaakt dat mensen vertrokken terwijl ze riepen dat ze de deadline wel gehaald hadden, maar de klok loog niet,” voegt ze toe. Die menselijke kant maakte het proces zowel charmant als uitdagend.

Daarnaast bracht Forseti in de beginjaren, naast doelgroepenvervoer, zijn expertise in bij diverse andere aanbestedingen. Één project, waarbij brandweervoertuigen aanbesteed werden, is een veelbesproken verhaal binnen Forseti. Brandweermannen hadden sterke voorkeuren voor specifieke voertuigen, maar die mochten niet zomaar benoemd worden in het aanbestedingsdocument. “De mannen wilden bijvoorbeeld een Volvo, maar ja, je kunt natuurlijk niet zeggen: ‘Het moet een Volvo zijn,’” lacht Harald. “Met creatieve selectie- en gunningscriteria en een proces van schouwingen met inzet van brandweerpersoneel wisten wij toch de juiste keuze te maken zonder in merkvoorkeuren vast te lopen.”

Het heden: efficiëntie, juridische zorgvuldigheid en digitalisering

Met de intrede van digitalisering veranderde het landschap van aanbestedingen drastisch. Waar de charme van fysieke ontmoetingen en handdrukken eerder centraal stond, moest ook Forseti zich aanpassen aan online processen. “Alles verloopt via een digitale kluis,” leggen Joanita en Harald uit. Dit systeem, hoewel efficiënt en transparant, maakt het proces volgens hen vaak afstandelijker. “Vroeger zag je de vervoerders en had je echt een gesprek. Nu is het gewoon klikken en uploaden, wat soms voelt alsof de menselijke connectie verloren is gegaan.”

Met de digitalisering kwam ook een toename in juridische vereisten. Joanita merkt dat door de groeiende complexiteit het belang van de ‘menselijke maat’ soms uit het oog wordt verloren. Aan het begin van een traject klinkt vaak de wens dat het niet te juridisch moet worden, maar gaandeweg worden steeds meer eisen toegevoegd. “Uiteindelijk zit je dan weer met een document van minimaal 25 pagina’s,” vertelt Joanita. Ze legt uit hoe deze juridisering vaak voortkomt uit zorg en angst voor fouten en aansprakelijkheid, iets wat vroeger veel losser werd opgevat.

Het team is sindsdien uitgegroeid tot een groep ervaren materiedeskundigen, die niet alleen juridisch onderlegd zijn, maar ook de markt en de vervoersbranche door en door kennen. “Wij proberen echt de stem van de markt te vertegenwoordigen,” zegt Harald, “door onze inhoudelijke kennis en ervaring toe te voegen, zorgen we ervoor dat de balans blijft tussen de gemeente en de vervoerders.” Deze aanpak zorgt ervoor dat Forseti een betrouwbare partner is in complexe aanbestedingstrajecten.

De toekomst: duurzaam samenwerken en flexibele contracten

De visie voor de toekomst is helder: een wereld waarin aanbestedingen ruimte bieden voor flexibele en duurzame partnerschappen. Door de toenemende eisen en regelgeving wordt verwacht dat aanbestedingen alleen maar complexer zullen worden. “Er is altijd angst dat er juridische procedures volgen rondom aanbestedingen en dat daardoor ook de continuiteit van vervoer in het geding komt, zoals we recentelijk in Utrecht zagen,” legt Harald uit. Die zorg zorgt ervoor dat regio’s steeds vroeger beginnen en strengere eisen stellen, wat leidt tot nog meer geslotenheid en dikkere documenten.

Er liggen mogelijkheden om nieuwe modellen te ontwikkelen die eenvoudiger zijn, waardoor contracten minder vaak vernieuwd hoeven te worden. Dit geeft rust voor de opdrachtgever én de vervoerders. Daarnaast is er potentie in een systeem waarbij een centrale partij de regie voert, terwijl kleinere vervoerders zich flexibel kunnen aansluiten. Aanbesteden wordt dan meer een ‘toetredingsmarkt’ dan een vechtmarkt om de grote opdrachten.

En tot slot: “Leerlingenvervoer zou eigenlijk niet altijd aanbesteed moeten worden,” zegt Harald. “Het draait om kwetsbare kinderen en om stabiliteit voor gezinnen. Waarom zouden we dan wisselen van vervoerders?” Natuurlijk zal er sprake moeten zijn van een prikkel om kwaliteit en kosten te beheersen, maar dat kun je ook met goed contractmanagement, monitoring van data en benchmarken organiseren. De toekomst ligt in het creëren van een stabiele en flexibele omgeving, waarin samenwerking en maatwerk de hoofdrol spelen. Het zou mooi zijn als de aanbestedingswet hier een uitzondering mogelijk zou maken.

Met dit artikel wordt niet alleen teruggekeken op twintig jaar waardevolle ervaring, maar vooral vooruitgeblikt op wat mogelijk is binnen een sector waarin Forseti zich al jaren met passie inzet. Wil je meer weten over onze aanpak of hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij complexe aanbestedingen? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Samen kunnen we verder bouwen aan een duurzame toekomst.