Het is het verhaal van de middelgrote gemeente. Lelystad telt circa 78.000 inwoners op een totale oppervlakte van 765,4 km². Vormen van leerlingenvervoer die worden vergoed zijn (in volgorde van prioriteit): fiets, openbaar vervoer en aangepast vervoer. Op dit moment maken ongeveer 150 leerlingen aanspraak op een voorziening. Voor de gemeente te weinig om er extra medewerkers op te zetten, maar een stresserend aantal tijdens de piekbelasting van het aanvraagproces.
Dat kan beter
‘De kwaliteit komt gewoon onder druk te staan’, zegt Dijkhuis. ‘In zo’n constructie krijgen ouders niet snel genoeg een beschikking, wat weer vragen oplevert. De continuïteit is meteen in het geding als een medewerker uitvalt door ziekte. Door het leerlingenvervoer uit te besteden snijdt het mes aan twee kanten: minder zorgen voor de gemeente en een betere dienstverlening voor de ouder of verzorger.’
Soepele overgang
‘Het contractbeheer van het leerlingenvervoer hadden we al langer uitbesteed aan Forseti’, vervolgt Dijkhuis, ‘dus het was voor ons een logische stap om er ook het aanvraagproces neer te leggen. De overgang is soepel verlopen. Wij hebben lijsten met leerlingen aangeleverd en de ouders of verzorgers ontvingen een brief over het aanvraagsysteem. Dat is op een transparante manier door Forseti gecommuniceerd.’
Duidelijk systeem
Het aanvraagproces gaat sinds juni 2016 digitaal via Leerlingenvervoer.NU. Het beleid van Lelystad is verwerkt tot een heldere beslisboom die het gros van de aanvragen uitsluitsel geeft. Mocht er een bijzonderheid zijn, dan wordt het voorgelegd aan het college. Dijkhuis: ‘De aanvragen zijn door Forseti binnen korte tijd – zeg twee weken – afgehandeld. Fantastisch, wij hadden er geen omkijken naar. Geen ouders met vragen en de vervoerder had op tijd zijn rittenlijsten.’
Geen bericht
Forseti onderhoudt de contacten met de ouders/verzorgers en de vervoerder, en handelt klachten af. ‘De bereikbaarheid is optimaal’, stelt Dijkhuis. ‘Dat is ontzettend belangrijk, want ouders willen graag gehoord worden. Ik geloof dat er één klacht is binnengekomen. Ik krijg elke maand een managementrapportage, dat bevestigt mijn gevoel dat alles op rolletjes loopt.’
Boven verwachting
‘Onze verwachtingen zijn zeker uitgekomen. De expertise van Forseti heeft ons ontzorgd. Joanita Hoegen, mijn contactpersoon, denkt graag mee als er bijvoorbeeld een nieuwe verordening aan zit te komen. Ik ben zeer tevreden. Ik zou andere gemeenten dan ook aanraden om het leerlingenvervoer uit te besteden aan Forseti. Je stress verdwijnt en je krijgt er meer kwaliteit voor terug’, besluit Dijkhuis.
‘In plaats van stress over leerlingenvervoer hebben we nu meer kwaliteit.’
Download deze case als PDF hieronder:
