Ronald Derks, senior adviseur contractbeheer bij Forseti, deelt zijn expertise over deze synergie. Met jarenlange ervaring in het veld biedt hij waardevolle inzichten in hoe gemeenten het maximale uit hun outsourcing- en contractbeheerprocessen kunnen halen.
De kracht van een gecombineerde aanpak
De combinatie van outsourcing en contractbeheer biedt gemeenten diverse voordelen:
- Een integraal proces van aanvraag tot factuurcontrole dat datagedreven en waar mogelijk geautomatiseerd is.
- Verhoogde efficiëntie dankzij gestroomlijnde processen en heldere verantwoordelijkheden
- Betere kwaliteitsborging via continue monitoring en bijsturing
- Kostenbeheersing door transparant inzicht in prestaties en uitgaven
- Verbeterde dienstverlening door professioneel contractmanagement
Door de combinatie van contractbeheer en de expertise van medewerkers op het mobiliteitsbureau, die kennis delen vanuit verschillende gemeenten, kunnen verbetermogelijkheden optimaal worden benut zonder extra beslag te leggen op de schaarse capaciteit binnen de gemeente.
De cyclus van continue verbetering
Het succes van leerlingenvervoer rust op een cyclisch proces van aanbesteden, beleid maken, uitvoeren en monitoren. Dit proces wordt versterkt door de expertise van Forseti op het gebied van inkoop & aanbesteding en strategie & beleid. “Outsourcen en contractbeheer zijn twee dingen die los van elkaar staan, maar zullen op basis van die cirkelgedachte elkaar enorm versterken.” legt Ronald uit.
Deze wisselwerking manifesteert zich in een continue cirkel van verbetering, waarbij de verschillende expertisegebieden elkaar aanvullen. “Het slimste is om het de een niet los te zien van de ander, omdat je contractbeheerder input levert voor je toekomstig beleid ten aanzien van beoordeling, toekenning en alternatieven. Daarnaast is deze input van belang voor eventuele (toekomstige) inkoop, wat leidt tot een nog beter contract…. Wat je vervolgens weer beheert.”
Data-gedreven proces leerlingenvervoer
“Zorg dat je data-gestuurd contractbeheer en controle vastlegt in je beleid en aanbesteding,” adviseert Ronald. “Maak contractbeheer een integraal onderdeel van het leerlingenvervoerbeleid, zodat je vooraf al grip hebt op kosten en kwaliteit. Gebruik daarnaast automatisering om in de hele keten over de juiste informatie te beschikken.”
Door contractbeheer op deze manier in te richten, wordt het hele proces ondersteund met de juiste data. Hierdoor kunnen gemeenten hun dienstverlening continu verfijnen en waar nodig bijsturen op kosten en kwaliteit.
Praktische aanbevelingen
Voor gemeenten die overwegen om hun leerlingenvervoer uit te besteden, heeft Ronald enkele concrete aanbevelingen:
- Zorg dat data-gestuurd contractbeheer vanaf het begin is geborgd in het beleid en de aanbesteding
- Benader leerlingenvervoer integraal: kijk verder dan alleen contractbeheer óf alleen outsourcing maar sluit processen logisch op elkaar aan.
- Investeer in goede informatieregistratie en -deling tussen afdelingen
- Gebruik de verzamelde data als input voor toekomstig beleid
Toekomstperspectief
De combinatie van outsourcing en contractbeheer biedt gemeenten een krachtig instrument voor het optimaliseren van hun leerlingenvervoer. “Hoewel het mogelijk is om outsourcing en contractbeheer apart toe te passen,” legt Ronald uit, “versterken ze elkaar wanneer ze worden gecombineerd. Deze combinatie biedt een route naar verbetering, zelfs in situaties waar beide processen al goed functioneren.”
Met de ontwikkeling van slimme technologieën zoals AI zal deze synergie in de toekomst alleen maar sterker worden. Gemeenten die nu investeren in een gecombineerde aanpak van outsourcing en contractbeheer, leggen daarmee een stevig fundament voor de toekomst van hun leerlingenvervoer.
Wil je meer weten over hoe outsourcing en contractbeheer elkaar kunnen versterken in jouw organisatie? Of heb je specifieke vragen over leerlingenvervoer? Neem dan contact op met Ronald Derks.