Ronald Derks neemt ons mee op een reis door de tijd en laat zien hoe contractbeheer bij Forseti vroeger in zijn werk ging. Hij vertelt hoe eenvoudige controles van ritten en facturen evolueerden naar een geavanceerd, data-gestuurd systeem dat gemeenten en zorginstellingen helpt bij het optimaliseren van hun vervoerscontracten.

De beginjaren: handmatig controleren van facturen

Twintig jaar geleden was contractbeheer een heel ander verhaal. Harald, een van onze pioniers, begon met het controleren van facturen door simpelweg postcodes in te voeren in het routeplanningsprogramma “Easytravel.” Vervoerders moesten factureren op basis van de tijd die het kostte om van A naar B te rijden, met tussenstops. Easytravel, toen nog een programma op cd-rom, was de manier waarop we controleerden of de facturen klopten.

Het bleek dat er regelmatig fouten in de facturen zaten, en al snel wilden meerdere gemeenten dat wij hun facturen ook gingen controleren. Hierdoor ontstond de behoefte aan een efficiënter systeem: de “multiplanner.” Dit offlineprogramma maakte het mogelijk om factuurbestanden in te lezen, door te rekenen en rapporten te genereren. Dit was het begin van geautomatiseerd contractbeheer.

De doorbraak: Traffact en snellere factuurverwerking

In 2009 werd de multiplanner omgezet naar een online systeem: Traffact. Deze verandering betekende een enorme stap vooruit in efficiëntie. Waar het voorheen uren kostte om een factuur door het systeem te laten lopen, was dat nu nog maar een kwestie van minuten.

Maar alleen facturen controleren was niet genoeg. We wilden meer doen voor onze klanten. We merkten dat er behoefte was aan meer inzicht in de ritgegevens en de juistheid van de facturen. Om die reden gingen we verder dan alleen factuurcontrole en begonnen we ook de ritinformatie zelf te beheren.

Meer controle met SmartWheels

Om deze extra informatie te verkrijgen, introduceerden we SmartWheels, een online registratie- en communicatietool van Efco-Solutions. Hiermee konden gemeenten en regio’s hun vervoersgegevens registreren en beheren. We implementeerden SmartWheels voor het eerst in 2007 in de Oosterschelde-regio en breidden dit later uit naar andere regio’s en zelfs zorgaanbieders die ook vervoerscontracten beheren.

Inmiddels is SmartWheels een toonaangevend systeem geworden in het contractbeheer. Het wordt niet alleen gebruikt voor leerlingenvervoer, maar ook voor jeugdwetvervoer, Wmo-vervoer en dagbestedingsvervoer. Door de integratie van SmartWheels met ons factuurcontrolesysteem Traffact, zijn we in staat om veel nauwkeuriger en efficiënter te werken.

Data: de sleutel tot slimmer contractbeheer

De enorme hoeveelheid data die door deze systemen wordt gegenereerd, gaf ons de kans om contractbeheer naar een hoger niveau te tillen. Maar alleen data verzamelen is niet genoeg; het is belangrijk om te weten wat je ermee kunt doen. We gingen op zoek naar manieren om deze informatie inzichtelijk te maken voor onze klanten.

Dit leidde tot de introductie van data-visualisatiesoftware zoals Tableau, waarmee we uitgebreide rapportages en analyses konden aanbieden. Niet alleen maakten we de resultaten van de factuurcontroles inzichtelijk, maar we konden ook trends in kostenontwikkeling opsporen en de kwaliteit van het vervoer beoordelen. Deze inzichten stelden ons in staat om gericht advies te geven aan onze klanten.

De toekomst: regie op het gehele proces

In 2024 hebben we het volledige contractbeheerproces geautomatiseerd. Van de aanmelding van een reiziger door de gemeente tot de factuurcontrole en het genereren van managementrapportages, alles wordt ondersteund door SmartWheels. We zijn in staat om foutieve facturen automatisch te corrigeren voordat ze überhaupt worden ingediend. Bovendien krijgen we alle informatie rechtstreeks uit de boordcomputers van de voertuigen van de vervoerders, waardoor we realtime kunnen monitoren en bijsturen.

Dankzij deze integraties kunnen we contractbeheer optimaliseren en zelfs volledige vervoerssystemen beheren, analyseren en verbeteren. Wat ooit begon met het controleren van één factuur, is nu uitgegroeid tot een datagedreven proces dat vervoer voor duizenden mensen in goede banen leidt.