De Vijf Voordelen van Kostenbewust Indiceren in het Doelgroepenvervoer

Doelgroepenvervoer is een complexe wereld. Met veel bijzondere indicaties en complexe casussen. Hoe houd je focus op de reiziger zonder de kosten uit het oog te verliezen? Wees je bij het indiceren bewust van de kosten. Welke voordelen dat oplevert vertelt Wytze hier.

Om te beginnen: wat is kostenbewust indiceren precies? Kostenbewust indiceren betekent slimme keuzes maken in het doelgroepenvervoer. Het is een manier van werken, die je kunt trainen en ondersteunen. Het doel is om goede service te bieden, maar óók op de kosten te letten. Zo zorg je ervoor dat iedereen op tijd en comfortabel vervoerd wordt, zonder dat het te veel geld kost. Kostenbeheersing is dus het eerste voordeel.

Voordeel 1: Kostenbeheersing

Een van de grootste uitdagingen in het doelgroepenvervoer is het beheersen van de kosten. Als je indiceert met oog op de kosten, maak je andere keuzes. Door bijvoorbeeld het aantal routes en ritten te optimaliseren, kunnen vervoerders de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren zonder extra kosten te maken. Bijkomend voordeel is dat er mogelijk minder chauffeurs nodig zijn om de ritten te rijden. 

Voorbeeld: vaak betaal je als gemeente extra voor speciale indicaties zoals ‘voorin zitten’, ‘taxi’ en ‘individueel vervoer.’ Als consulenten hier niet goed in getraind zijn, horen wij nog weleens terug dat ze bij alle leerlingen of ouderen ‘taxi’ aanvinken. Ze weten dan niet dat dit betekent dat iemand met een personenauto wordt gehaald, in plaats van een busje. En dat de gemeente daar een opslag van 10-25% voor betaalt, omdat je in een personenauto minder reizigers kunt combineren.

Voordeel 2: Maatwerk voor complexe situaties

In het doelgroepenvervoer komen we vaak complexe indicaties en casussen tegen. En dan is maatwerk noodzakelijk. Maatwerk voor de reiziger, dat desondanks rekening houdt met de specifieke behoeften van de opdrachtgever en de vervoerder. 

Voorbeeld: een reiziger gaat naar een bijzondere vorm van dagbesteding die ver weg is van de woonplaats. Denk aan een speciale zorgboerderij ver buiten de stad. Dit zijn dure ritten, want zo’n reiziger kun je niet combineren met de grotere groepen die relatief dicht bij naar een ‘gewone’ dagbesteding gaan. Dus moet er een extra busje met chauffeur worden ingezet voor deze ene reiziger. Tenzij er afspraken gemaakt kunnen worden dat de reiziger op de zorgboerderij later begint en ook weer later wordt opgehaald. Dan brengt de chauffeur eerst de andere reizigers en rijdt hij met de laatste reiziger door naar de dagbesteding. Winstindicatie: 5.000-10.000 euro per reiziger per jaar.

Voordeel 3: Je kunt het trainen

Wat kostenbewust indiceren inhoudt kunnen we het eenvoudigst uitleggen aan de hand van voorbeelden zoals hierboven. Maar het is vooral een manier van werken en denken, die je kunt trainen. Iedere consulent kan het leren als aanvulling op het basisproces van een aanvraag toekennen en vervoer regelen. Workshops en trainingen in kostenbewust indiceren geven professionals de tools om direct invloed uit te oefenen op de keten en de kosten van het vervoer. 

Voorbeeld: in veel gemeenten krijgen consulenten niet of nauwelijks uitleg over het uitgangspunt van de dichtstbijzijnde toegankelijke school. Dan ontstaat de neiging om het vervoer naar bijna elke school toe te kennen zonder voorwaarden. Begrijpelijk, want het is een grijs gebied en iedereen wil dat de leerling nu naar school wordt gereden. Ervaren, getrainde consulenten hebben contacten bij het samenwerkingsverband en maken afspraken met ouders. Dat scheelt de leerling soms lange ritten en de gemeente hoge kosten.

Voordeel 4: Balans tussen kosten en kwaliteit

Het aanvraagproces is ingericht op toekennen waar mensen recht op hebben. Maar zowel voor als na de beschikking zijn er kleine en grote keuzes die de kosten beïnvloeden, waarin je keuzes niet door de verordening worden voorgeschreven. Kostenbewust indiceren gaat om het leren zien van die keuzes en hun invloed op de kosten.

Voordeel 5: Professionele ontwikkeling

Kostenbewust indiceren is niet alleen nuttig voor de opdrachtgever maar ook voor de professionele ontwikkeling van individuele medewerkers. Of je nu een Wmo-consulent, een beleidsmedewerker of een consulent jeugd- en leerlingenvervoer bent. Wanneer je begrijpt welke kosten gepaard gaan met doelgroepenvervoer en hoe je daar invloed op kunt uitoefenen met indiceren, kun je slimmere keuzes maken. Zeker bij leerlingenvervoer kan het een sprong betekenen in hoe uitdagend de functie is: ben je een backoffice-medewerker die een aanvraag toetst, of ben je een consulent die de beste oplossing voor een gezin organiseert?

Voorbeeld: een Wmo-consulent hoeft niet meteen een taxipas toe te kennen als een inwoner niet zo goed ter been is. Ervaren Wmo-consulenten spreken met inwoners af “U gaat een half jaar proberen om met bus en trein te reizen. Als het niet lukt, noteert u wat voor rit het is en waarom het niet lukte. Na een half jaar gaan we samen evalueren.” Dat scheelt de gemeente bij een gemiddelde reiziger 500-1500 euro per jaar.

Zet jij kostenbewust indiceren al in?

Kostenbewust indiceren biedt tal van voordelen, van het beheersen van complexiteit en kosten tot het bieden van praktische handvatten en het bevorderen van professionele ontwikkeling. Het is een onmisbare vaardigheid voor iedereen die betrokken is bij het doelgroepenvervoer.